Administratief dossierstuk (bijblad/omslag) van een Nederlandse overheidsinstelling. [Kader linksboven, deels gedrukt en deels handgeschreven:]
B I J B L A D V A N :
M. No. 25/166/1 1940
DOORGEZONDEN: 22/10-'40

[Rechtsboven, handgeschreven:]
641

[Midden, handgeschreven:]
Desbetreffend voorstel aan
Wethouder is bereids verzonden.
Deze brieven m.i. bij elkaar
bewaren tot Besluit van B. en W.
is afgekomen. [Paraaf] 23/9 '40

Zie bijblad 20/33/2 [Paraaf]
21-9-40
deHaas [onderstreept]

[Onderaan, in rode inkt:]
25/166 b

[Linksonder, handgeschreven in potlood:]
26/9 '40 [Paraaf]

[Voetnoot, gedrukt:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document dient als een administratieve geleidekaart of een dossieromslag voor correspondentie binnen een gemeentelijk of provinciaal apparaat (gezien de verwijzing naar "B. en W.").

De tekst bevat instructies voor het archiveren:
* Een specifiek voorstel is reeds naar een Wethouder gestuurd.
* Er is een expliciete instructie om de bijbehorende brieven bij elkaar te houden ("m.i. bij elkaar bewaren") totdat er een formeel besluit is genomen door het College van Burgemeester en Wethouders (B. en W.).
* Er wordt verwezen naar een ander dossierstuk ("bijblad 20/33/2").
* De naam 'deHaas' is waarschijnlijk van de behandelend ambtenaar of de archivaris die de aantekening maakte. Het document dateert uit september en oktober 1940. Dit is slechts enkele maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland in de Tweede Wereldoorlog. Het toont aan dat de reguliere ambtelijke procedures, zoals het voorleggen van stukken aan het college van B en W en de dossiervorming binnen de afdeling Algemene Zaken, ondanks de bezetting in eerste instantie gecontinueerd werden volgens de bestaande bureaucratische systemen uit de jaren '30. De gebruikte modelformulieren dateren nog uit 1937. M. No