Administratief bijblad/registratiekaart. (Linksboven in stempelkader):
BIJBLAD VAN:
M. - No. 20/45/2 1940
DOORGEZONDEN: 19/6

(Rechtsboven):
402

(Midden handgeschreven):
Bedankt per 10/6 ’40.
m.i. opbergen
20/6 [Paraaf]
acc.
21-6-40
[Handtekening/Paraaf]

(Linksonder):
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Administratieve functie: Dit bijblad diende om de voortgang en afhandeling van een specifiek dossier (nummer 20/45/2) te registreren binnen de overheidsbureaucratie.
* Instructies: De tekst "m.i. opbergen" is een ambtelijke afkorting voor "mijns inziens opbergen". Dit betekent dat de behandelend ambtenaar het dossier als afgehandeld beschouwt.
* Accordering: De afkorting "acc." (akkoord) met de datum 21-6-40 bevestigt dat een hogere ambtenaar of de archivaris heeft ingestemd met het archiveren van de stukken.
* Datering: Er worden drie cruciale data in juni 1940 genoemd: de afhandeling ("bedankt") op 10 juni, het doorzenden op 19 juni, de paraaf voor opbergen op 20 juni en het definitieve akkoord op 21 juni. Dit document stamt uit juni 1940, een turbulente periode in de Nederlandse geschiedenis. De Nederlandse capitulatie had plaatsgevonden op 15 mei 1940, slechts enkele weken voor de data op dit blad. De ambtelijke molen van de ministeries in Den Haag bleef onder het nieuwe regime van de Rijkscommissaris (Seyss-Inquart) grotendeels doordraaien volgens de bestaande procedures.

Het gebruik van "Model No. 14" van het Ministerie van Algemene Zaken (het departement van de Minister-President) wijst op een centrale administratieve handeling. De term "Bedankt" in ambtelijke correspondentie uit die tijd hield vaak in dat een verzoek was afgewezen of dat een persoon eervol was ontslagen of bedankt voor bewezen diensten, waarna het dossier gearchiveerd kon worden.