Administratieve indexkaart of registerblad voor correspondentie. | Volg-nummer | Datum en nummer der stukken | AFZENDER of GEADRESSEERDE | KORTE INHOUD |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| | 46a/395/1 | | |
| | [gekoppeld met accolade] 2 | Dir 27/8 m | |
| | [gekoppeld met accolade] 3 | | |
| | 46a/390/1 | Dir 27/8 m | | Het document is een overzichtslijst, waarschijnlijk een deel van een 'postagenda' of 'postregister'. De opbouw is als volgt:
* Referentienummers: In de tweede kolom staan dossier- of stukkenummers genoteerd (46a/395/1-3 en 46a/390/1). Dit duidt op een hiërarchisch ordeningssysteem.
* Identificatie: De vermelding Dir staat zeer waarschijnlijk voor 'Directeur'. De datum 27/8 (27 augustus) geeft aan wanneer het stuk is ontvangen, verzonden of behandeld. De letter m na de datum zou kunnen staan voor 'met' (gevolgd door een bijlage die niet genoteerd is) of een paraaf van een ambtenaar.
* Groepering: De accolade geeft aan dat de nummers 1, 2 en 3 van dossier 46a/395 allemaal betrekking hebben op dezelfde afzender/geadresseerde en datum.
* Status: De kolom 'Korte Inhoud' is op dit fragment leeg, wat kan betekenen dat de kaart enkel diende als lokatie-index of dat de inhoud in een ander register werd uitgewerkt. Dergelijke kaarten waren essentieel in de pre-digitale overheidsadministratie (bijvoorbeeld bij een gemeente, ministerie of groot bedrijf) om de stroom van inkomende en uitgaande post te beheersen. Het classificatienummer (zoals 46a) suggereert het gebruik van een archiefschema waarbij dossiers op onderwerp werden gerangschikt. Gezien de lay-out en het lettertype van de koptekst dateert dit formulier vermoedelijk uit het midden van de 20e eeuw (ca. 1930-1960).