Werkinstructie / Procedurebeschrijving voor loonadministratie. III

niets van ons bijbetaald krijgen er buiten worden gehouden en meteen worden opgeborgen (Verrekeningen en nabetalingen er meteen in opnemen), dit moet Donderdag middag om twee uur klaar zijn. [handgeschreven: Zij die een volle week van ons uitbetaald krijgen ontvangen daarbij hun boter - en vetbonnen. Dus de bijbetalingen geen boter - vetbonnen.]

Donderdagmiddag BETAALSTATEN

Vanaf de jaarstaten worden nu de betaalstaten geschreven, event. getypt, met afschrift en steunrek. Deze worden geteld en gelezen. De [doorgehaald: str] strookjes worden op de zakjes geniet. Van deze zakjes wordt nu een telstrook gemaakt, die vergeleken wordt met de eindtelling van de betaalstaat, de zakjes in alphabetische volgorde laten. Dit moet vrijdag om twee uur klaar zijn.
[handgeschreven: Voor het opvoeren der boter- en vetbonnen dient de kolom gewerkte uren.]

VRIjdagmiddag [handgeschreven: Betaaldag vrouwen]

Mut.weekstaatjes tot één alphabet maken over die week en jaarkaarten opbergen. Afvoeringen uitzoeken en event. ontslagenen. L.B.bewij-zen schrijven, stempelkaarten voor de nieuwe week (Loket Ambtenaar) Voor vier uur naar afdeling kas

Zaterdag BETAALDAG [handgeschreven: Mannen]

OVERGEBLEVEN LOONZAKJES EN TERUGSTORTINGEN
)Volgens het groene boek(

Dinsdag: Alle gevallen oproepen per Woensdag daaropv. voor inlichtingen waarom het geld niet afgehaald is. Is de zaak O.K. dan oproepkaart-kas zenden per Donderdag daaropv. Wanneer het niet betaald mag worden dan roode [doorgehaald: bsta] betaalstaat in de nieuwe week en rood terugboeken op jaarkaart of loonstaatje appart naar de afd. kas. Het rood terugboeken in de zelfde kolom als opgevoerd is. Onafgehaald loon in blanco kolom [doorgehaald: xin] onder inhouding O-Zwart=rd.inkt.

CORRESPONDENTIE BIJBETALING

[doorgehaald: Maandag en Dinsdag: Rapporten schrijven voor Hr Kaan]
Woensdag : Bijbetaling opvoeren en oproepen per kaskaart per Dond.dag. Woens.-dag voor twee uur naar Kas met oproepkaarten.
De bijbetaling opvoeren op de jaarkaart in de betr. loonweek boven de lijn. Bedragen op de lijn geplaatst zijn voor de Zaterdag betaling. [handgeschreven: Op het betr. rapport door een duidelijk rood kruis achter het bij te betalen bedrag aantekenen dat de betaling reeds heeft plaats gehad zodat wanneer het rapport van Hr. Kaan terug komt men dit direct kan zien, waardoor een weder opvoeren voorkomen wordt.]
____ [doorgehaald: CORRESPONDENTIE MUTATIES] ____

Iederen dag rapporten maken en verder afhandelen.

N.B. Gemaakte rapporten bestemd voor Hr. Kaan in groene map deponeeren afgehandelde rapporten in de map opbergen.

[handgeschreven: Alle handelingen op werkoverzichtstaten aantekenen] * Administratieve discipline: Het document getuigt van een zeer gestructureerd handmatig systeem. Er wordt gewerkt met jaarstaten, betaalstaten, telstroken en jaarkaarten. De nadruk ligt op controle ("vergeleken met de eindtelling") en tijdsdruk ("vrijdag om twee uur klaar zijn").
* Segregatie: Er is een strikt onderscheid tussen de betaaldag voor vrouwen (vrijdagmiddag) en mannen (zaterdag), wat typerend was voor die tijd.
* Functies: Er wordt verwezen naar specifieke functionarissen of afdelingen zoals "Hr. Kaan", "Loket Ambtenaar" en "Afdeling Kas".
* Foutcorrectie: De instructie voor "rood terugboeken" en het gebruik van "rd.inkt" (rode inkt) duidt op een boekhoudkundige methode om correcties en onafgehaald loon visueel direct herkenbaar te maken. Dit document stamt uit een tijd waarin loonbetalingen fysiek in "loonzakjes" met contant geld plaatsvonden. De vermelding van "boter- en vetbonnen" plaatst de instructie in de context van de Nederlandse distributie (rantsoenering). Hoewel de distributie in Nederland begon in 1939 en eindigde in 1952, wijst de gedetailleerde administratie rondom bijbetalingen en rapporten aan "Hr. Kaan" mogelijk op een grotere industriële organisatie of een overheidsinstelling tijdens of kort na de Tweede Wereldoorlog. De handgeschreven toevoegingen suggereren dat de procedures in de praktijk werden aangepast of verduidelijkt. N.B. Gemaakte