Ambtelijke notitie/adviesbrief met betrekking tot een distributieaanvraag. 15 november 1943 (met latere aantekeningen in december 1943). (Linksboven, deels afgesneden:)
[K]ipstraat

(Rechtsboven:)
15 Nov: 1943

(Schuin geschreven in paars/blauw potlood:)
oproepen
8-12-43
de Haan
p. 17/12

(Rechtsmidden:)
Den Heer
Inspecteur

(Hoofdtekst in zwart/donkerbruine inkt:)
Hetgeen door Mevr: Meijnema en Dhr: K. de Vries
verzocht wordt, is heel gewoon vervanging. Hierbij
zou ik U in overweging willen geven, het verzoek
niet toe te staan.
H. Insp. Renz

(Onderste tekst in een ander handschrift:)
Mw Meijnema leeft feitel. in concubi-
naat met K de Vries. Voorzoover mij bekend
worden deze gevallen voor vervanging e.d.
beschouwd als echtgenooten.
Is zulks het geval, dan bestaat m.i. geen bezwaar
voor vervanging.
Ambt. Th. 1/12
G. Moerman Het document toont een ambtelijke discussie over een aanvraag voor "vervanging". Tijdens de Tweede Wereldoorlog konden burgers bij de Distributiedienst een vergunning (bonnen) aanvragen om versleten essentiële goederen, zoals textiel of schoeisel, te mogen vervangen.

1. Het primaire advies: Inspecteur Renz adviseert op 15 november om het verzoek af te wijzen. Hij beschouwt het als een "gewone" vervanging, wat suggereert dat hij de noodzaak niet dringend genoeg vindt of de aanvragers niet kwalificeert voor een uitzondering.
2. Het secundaire advies: G. Moerman (mogelijk een ambtenaar voor thuisbezoek, zie "Ambt. Th.") plaatst op 1 december een kanttekening. Hij merkt op dat de aanvragers ongehuwd samenwonen ("concubinaat"). Volgens hem worden dergelijke gevallen in de distributieregels gelijkgesteld aan echtparen. Hij stelt dat als zij inderdaad als een gezamenlijke huishouding functioneren, er géén bezwaar is tegen het toekennen van de aanvraag.
3. Procesgang: De aantekeningen in de marge laten zien dat de betrokkenen op 8 december 1943 zijn opgeroepen voor een gesprek, vermoedelijk om de feitelijke woon- en leefsituatie te toetsen. Dit document is een treffend voorbeeld van de vergaande bureaucratische controle op het dagelijks leven tijdens de bezettingsjaren. Omdat grondstoffen uiterst schaars waren, werd elke aanvraag voor een nieuw laken, paar schoenen of kledingstuk minutieus getoetst. De morele en juridische status van "concubinaat" (ongehuwd samenwonen) was in die tijd een complicerende factor in de ambtelijke besluitvorming, waarbij ambtenaren zoals Moerman probeerden de regels pragmatisch toe te passen op de "feitelijke" situatie. Mevr. Meijnema Dhr. K. de Vries Inspecteur Renz G. Moerman de Haan.