Getypte interne instructie of memo betreffende de administratieve workflow. CORRESPONDENTIE.

Van alle brieven worden wanner verlangd rapporten gemaakt. Moetv tot by-betaling worden overgegaan dan gaat de brief met het rapport ter verdere ffhandeling naar de betr. financ.ambtenaar die haar na afhandeling weer terugbezorgt by den correspondent. Moet tot keuring of anderzins worden overgegaan dan zorge de betr. loketambtenaar daarvoor na afhandeling komt de brief met rapport gecompleteerd by den correspondent terug.
N.B. De betr. ambtenaren hebben de afhandeling op het rapport genoteerd met datum en paraaf.

In de beide bovengen. gevallen is de brief met rapport nog niet by den Heer K. geweest. Nu gaan zy bia het groene mapje daarheen. Na terugkomst worden zy voor opbergen doorgegeven naar de afd.archief, of naar om-standigheden verder afgehandeld. (zie beslissing Directie).

Andere brieven waarop in het rapport beslist is k.n.v.-gemot. wordt de bedoelde knv-kaart by het rapport gevoegd en gaat via het groene mapje naar den Heer K. Na terugkomst wordt de kaart verzonden. Dit wordt op het rapport vermeld waarna de brief opgeborgen kan worden.

Brieven die schriftelyk beantwoord moeten worden worden naast het rapport tegelykertyd voorzien van het concept.

Elke brief gaat dus geheel afgehandeld naar den Heer K. (brief - rapport-afhandeling en/of knv.-kaart en/of schr.antwoord).

Alleen geïndiceerde brieven gaan de afd. archief voor opbergen. Dit document beschrijft de interne procedure voor het verwerken van inkomende post binnen een organisatie. De kern van het proces is dat elke brief vergezeld wordt door een 'rapport'. Dit pakket doorloopt verschillende stations (financiële ambtenaar, loketambtenaar) voordat het via een "groen mapje" ter controle of goedkeuring bij een centrale figuur, "Heer K.", terechtkomt.

Opvallende elementen zijn:
* Controlemechanismen: Ambtenaren moeten hun handelingen dateren en paraferen op het rapport.
* Specifieke terminologie: Er is sprake van een "knv-kaart" (mogelijk een specifieke registratie- of ponskaart) en "geïndiceerde brieven".
* Fysieke workflow: Het gebruik van gekleurde mapjes ("groene mapje") om de status of route van documenten aan te duiden was een gebruikelijke methode in fysieke archieven voor de digitalisering. Op basis van het taalgebruik (zoals het gebruik van de naamval in "den Heer K." en "den correspondent") en het gebruik van een typemachine, is dit document waarschijnlijk te dateren tussen 1940 en 1960. Het schetst een beeld van een bureaucratische omgeving, zoals een verzekeringskantoor, een gemeentelijke instelling of een groot administratiekantoor, waar strikte hiërarchie en procesbewaking (de 'Heer K.' als sluitstuk van de afhandeling) centraal stonden. De vermelding van een "loketambtenaar" suggereert een organisatie met direct publiekscontact. K. Na N.B. De