Getypte administratieve instructie of memorandum. Van de onder punten 1, 2 en 3 genoemde gevallen wordt een opgave getypt
in 7-voud t.w. 2ex.voor M.S.-O.W.(w.o. het origineel),1 voor M.S.-CC.,
1 voor G.A.B., 1 voor de Distrib.Dst., 1 voor afd. uitzending W.V. en 1
voor de eigen afdeeling. Volgens dit laatste afschrift worden de jaarkaarten
ten uit de bakken gelicht en na op de achterkant onder Byzonderheden aan-
teekening te hebben gedaan in de z.g. doode klapper opgeborgen. Van de
onder 4 en 5 genoemde gevallen worden de jaarkaarten opgeborgen volgens
de verzameling uitgeschoten matatie weekstaten evenzoo voorzien van de
noodige aanteekeningenop de achterkant. De getypte opgave gaat in 6-voud
naar den Hr.Beek. Het exemplaar bestemd voor de Distrib,Dst. gaat naar
den loketambtenaar om dit te voorzien van de adressen. Hy licht dan tevens
de kleine kaartjes uit zyn bak.
Van de punten 4 en 5 wordt dus geen opgave getypt voor M.S. Deze is reeds
ingelicht : 4 door middel van een treinlyst,5 a door middel van een ont-
slaglyst , en 5 b en c door den loketambtenaar (per speciaal formulier)
De kleine kaartjes zyn dan tevens gelicht. * Inhoud: Het document beschrijft de bureaucratische workflow voor het muteren en archiveren van "jaarkaarten" en "kleine kaartjes". Er wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende categorieën gevallen (punten 1-3 versus 4-5), elk met een eigen distributieplan voor doorslagen.
* Terminologie:
* G.A.B.: Gewestelijk Arbeidsbureau.
* M.S.-O.W.: Mogelijk Ministerie van Sociale Zaken - afdeling OorlogsWinstbelasting of een specifieke werkgelegenheidsafdeling.
* Distrib.Dst.: Distributiedienst.
* W.V.: Waarschijnlijk Werkverschaffing.
* Doode klapper: Een archiefmap of register voor niet-actieve (afgesloten) dossiers.
* Treinlyst/Ontslaglyst: Documenten die wijzen op collectief transport of beëindiging van werkzaamheden, wat vaak voorkwam bij de arbeidsinzet.
* Vormfouten in origineel: Er staan enkele typfouten in het document, zoals "aanteekeningenop" (aan elkaar geschreven) en "matatie" (waarschijnlijk bedoeld als 'mutatie'). In regel 10 staat een komma in plaats van een punt bij "Distrib,Dst.". Dit document is een typisch voorbeeld van de complexe administratieve organisatie in Nederland tijdens of vlak na de Tweede Wereldoorlog. De verwijzing naar het G.A.B. en de "treinlyst" suggereert een link met de arbeidsbemiddeling of de gedwongen tewerkstelling. Het gebruik van 7-voudige doorslagen illustreert de omvangrijke papierwinkel die nodig was om verschillende overheidsinstanties (zoals de Distributiedienst en het Ministerie) gelijktijdig op de hoogte te houden van mutaties in het personeels- of kaartenbestand. De genoemde "Hr. Beek" was waarschijnlijk een afdelingshoofd of controleur binnen deze specifieke administratie. M.S. Deze