Administratieve aantekening (waarschijnlijk op de achterzijde van een doorslag). 21 augustus 1942. S.G. verbaal van –
Voorburg dd. 21/8 1942
Nº 11003.

[Rechtsmidden, handgeschreven parafen:]
AP
W [onderstreept in rood] De tekst betreft een officiële registratie-aantekening die gebruikelijk was in de Nederlandse overheidsadministratie.
* "S.G. verbaal van –": Dit verwijst naar de besluitenlijst of het archiefsysteem van een Secretaris-Generaal (de hoogste ambtenaar van een ministerie).
* "Voorburg dd. 21/8 1942": Geeft de plaats en datum van registratie aan.
* "Nº 11003": Het unieke volgnummer in de administratieve reeks van dat jaar.
* Parafen: De letters 'AP' en de rode 'W' zijn aftekeningen van behandelend ambtenaren of archivarissen. De 'W' staat in archiefcontext vaak voor "Wegleggen", wat betekent dat het document is afgehandeld en gearchiveerd mag worden. Dit document stamt uit de periode van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In 1942 waren veel departementale diensten vanuit Den Haag verplaatst naar omliggende plaatsen zoals Voorburg om ruimte te maken voor de bezettingsmacht of uit veiligheidsoverwegingen. Omdat de ministers in Londen verbleven, lag de bestuurlijke macht bij de Secretarissen-Generaal (S.G.), die de continuïteit van de departementen bewaakten onder toezicht van de Duitse autoriteiten. Dit type aantekening hielp bij het systematisch bijhouden van de enorme stroom aan ambtelijke correspondentie en besluiten in die complexe periode.