Voorbedrukt administratief formulier of achterzijde van een briefkaart. De tekst bevindt zich aan de bovenzijde van het document, maar staat 180 graden gedraaid ten opzichte van de oriëntatie van het blad:

Het Hoofd der ............... afdeeling, Het betreft een nagenoeg onbeschreven document dat diende als officieel briefpapier of als formulier voor ambtelijke correspondentie. De voorbedrukte tekst "Het Hoofd der ............... afdeeling," wijst op een hiërarchische structuur waarbij een bericht werd verzonden namens of gericht aan een specifiek afdelingshoofd. De stippellijn bood ruimte om de naam van de betreffende afdeling handmatig in te vullen.

De verticale lijnen verdelen de rechterhelft van het blad in kolommen, wat vaak voorkomt bij briefkaarten (voor adresgegevens) of bij administratieve staten waar kolommen voor data of bedragen nodig zijn. De afwezigheid van handgeschreven tekst suggereert dat dit een ongebruikt exemplaar is. De spelling "afdeeling" (met dubbele 'e') duidt op het gebruik van de spelling-De Vries en Te Winkel, die officieel werd gehanteerd vóór de spellingshervorming van 1947. Dit type gestandaardiseerd drukwerk was courant binnen de Nederlandse overheid en grote organisaties in de periode 1900-1950. De sobere lay-out is typerend voor de bureaucratische efficiëntie van die tijd.