Ambtelijke notitie/conceptbrief op een voorgedrukt formulier. 6 mei 1939 (6/5-'39). [Stempel linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 1/28/1 193.9
DOORGEZONDEN: 3/5

[Midden boven, in rode inkt:]
1/28/2

[Rechtsboven, in zwarte inkt:]
6/5-'39
[Paraaf]

[Centrale tekst in potlood:]
modelbriefje :
eerst [doorgehaald woord] doel bezoek vragen [paraaf]

Naar aanleiding van Uw brief d.d.
2 dezer verzoek ik U mij te willen
berichten, omtrent welke aangelegenheid U
mij wenscht te spreken.
[Paraaf]

[Onderaan bedrukt:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document dient als een ontwerp of instructie voor een gestandaardiseerd antwoord (een "modelbriefje"). De essentie van de notitie is een instructie aan een ambtenaar om eerst naar het doel van een gevraagd bezoek te informeren voordat er een afspraak wordt gemaakt.

De concepttekst luidt formeel: "Naar aanleiding van Uw brief d.d. 2 dezer verzoek ik U mij te willen berichten, omtrent welke aangelegenheid U mij wenscht te spreken." Dit wijst op een proces van dossiervorming waarbij binnenkomende post van de 2e van de maand wordt afgehandeld. Het document dateert van mei 1939, een periode van grote internationale spanning en verhoogde administratieve activiteit in Nederland vlak voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog. Het formulier "Alg. Zaken Model No. 14" duidt op een herkomst van het Ministerie van Algemene Zaken of een daarmee verbonden centrale overheidsdienst.

Dergelijke 'bijbladen' werden gebruikt om instructies binnen een dossier vast te leggen zonder de officiële correspondentie te vervuilen. De tekst illustreert de strikte, bureaucratische etiquette van die tijd, waarbij bezoekers niet zomaar werden toegelaten zonder vooraf schriftelijk hun motieven kenbaar te maken. M. No