Getypte brief (doorslag of archiefkopie). 9 november 1939. Onbekend (geparafeerd vdL/HG, mogelijk een ambtenaar belast met Maatschappelijken Steun). vdL/HG.

8A/129/3 M.
n 5
(Handgeschreven, doorgehaald:) Mr. Müller
9 November 1939.

den Heer Wethouder
voor de Levensmiddelen,
A l h i e r .

Onder terugzending van de mij met Uwe apostille
d.d. 3 November 1939, No. 29/21 L.M. 1939 om spoedig advies toe-
gezonden stukken, heb ik de eer U het volgende te berichten.
Inderdaad is in beginsel overeenstemming bereikt omtrent de in-
voering van machinale stempeling der legitimatiekaarten, waar-
door de losse week- en maandbonnen komen te vervallen. Intus-
schen staan voor mij de voordeelen van het nieuwe systeem, zoo-
als deze door den Bedrijfseconomisch-Adviseur in zijn rapport
worden opgesomd, onder andere ook de bezuiniging van 1 man op
het kaartenkantoor, geenszins vast. Het is zelfs nog de vraag,
of het nieuwe systeem om practische redenen wel kan worden
ingevoerd. Zoo staat het nog te bezien of de aan te schaffen
machines de vereischte gegevens zoodanig duidelijk op de achter-
zijde der legitimatiekaarten kunnen aanbrengen, dat de contrôle
er niet onder zal lijden. Dit hangt onder andere weer samen met
de vraag of op de achterzijde der kaarten 13 of 26 weekstempels
zullen worden geplaatst. In elk geval zal na 13 of 26 weken een
nieuw vel moeten worden opgeplakt, waardoor de voorgaande
periode (van 13 of 26 weken) niet meer gecontroleerd kan worden.
De bedoelde contrôle is mijns inziens voor den dienst van
Maatschappelijken Steun van belang, om te weten of een kooper
de Centrale Markt regelmatig heeft bezocht. Hoe dit alles nog In deze brief adviseert een ambtenaar de Wethouder voor Levensmiddelen over een voorgestelde wijziging in het distributiesysteem. Het plan is om de losse wekelijkse en maandelijkse distributiebonnen te vervangen door een systeem waarbij legitimatiekaarten machinaal worden afgestempeld.

De schrijver uit aanzienlijke scepsis over dit nieuwe systeem om drie redenen:
1. Twijfel aan efficiëntie: De geclaimde bezuiniging van één personeelslid op het kaartenkantoor wordt in twijfel getrokken.
2. Technische uitvoering: Men vraagt zich af of de machines de gegevens wel duidelijk genoeg op de achterkant van de kaarten kunnen stempelen voor een goede controle.
3. Archivering/Controle: Omdat er na 13 of 26 weken een nieuw vel over de oude stempels wordt geplakt, gaat de bewijslast van de voorgaande periode verloren. Dit is specifiek problematisch voor de "Maatschappelijken Steun", die dit gebruikt om te controleren of steuntrekkers wel daadwerkelijk hun inkopen op de Centrale Markt doen. Het document dateert van november 1939, twee maanden na het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in Europa. Hoewel Nederland op dat moment nog neutraal was, was de mobilisatie in volle gang en werden er voorbereidingen getroffen voor een grootschalig distributiesysteem van levensmiddelen.

De brief illustreert de bureaucratische uitdagingen bij het opzetten van zo'n systeem: de afweging tussen administratieve vereenvoudiging (stempels in plaats van losse bonnen) en de noodzaak tot strikte fraudecontrole, vooral in de context van de sociale zorg (Maatschappelijke Steun). De vermelding van de "Centrale Markt" en de "Wethouder voor Levensmiddelen" duidt zeer waarschijnlijk op de gemeente Amsterdam. De discussie over 13 versus 26 weken toont aan dat men zocht naar een balans tussen de levensduur van een kaart en de beheersbaarheid van de administratie. Gemeente Amsterdam