Administratief voorblad/geleideformulier (bijblad). [Linksboven, in een gestempeld/gedrukt kader:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 48/5/1 1940
DOORGEZONDEN: 15/2 -'40.

[Rechtsmidden, handgeschreven in inkt:]
Retour Raadhuis
21/2 -'40 [paraaf]

"kennisgenomen"
18-2-'40
asp.
[paraaf/handtekening]

[Linksonder, drukkerijgegevens:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een zogenaamd 'bijblad', een administratief hulpmiddel dat gebruikt werd om de circulatie van een dossier of document binnen een overheidsinstelling (waarschijnlijk de afdeling Algemene Zaken van een gemeente) bij te houden.

• Dossierreferentie: Het dossiernummer is 48/5/1 uit het jaar 1940.
• Routing: Het stuk werd op 15 februari 1940 doorgezonden. Op 18 februari 1940 is het "kennisgenomen" door een ambtenaar (mogelijk een aspirant, gezien de afkorting "asp."). Uiteindelijk is het op 21 februari 1940 geretourneerd naar het Raadhuis.
• Formulierdetails: Het gebruikte "Model No. 14" voor Algemene Zaken wijst op een gestandaardiseerde werkwijze. De code linksonder ("10.000-10-1937-1016") geeft aan dat er in oktober 1937 een oplage van 10.000 stuks van dit formulier is gedrukt. Het document dateert van vlak voor de Duitse inval in Nederland (mei 1940). Het biedt een inkijkje in de dagelijkse, bureaucratische gang van zaken in het Nederlandse lokaal bestuur tijdens de mobilisatieperiode. Dergelijke bijbladen zijn essentieel voor archivarissen om de reconstructie van de administratieve weg die een besluit heeft afgelegd (de 'behandelende ambtenaren') te kunnen bepalen. De zorgvuldige datering en parafering zijn kenmerkend voor de toenmalige archivistiek en het dossiermanagement. M. No