Administratief bijblad / kantoornotitie (minuut). Mei 1941. [Stempel linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. - No. 53/30/1 1941
DOORGEZONDEN: 20/5-'41.

[Handgeschreven tekst midden:]
voorloopig moet
even binnenkomen
vertelt.
[paraf] 23/5-41

[Handgeschreven tekst rechts:]
D 24/5-41

[Handgeschreven tekst onder:]
modelbriefje
afwijzen
53/30/217
26/5/41 [paraf]

[Gedrukte tekst linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document is een intern administratief begeleidingsformulier (bijblad) dat werd gebruikt voor de routing en afhandeling van dossiers binnen een ministerie. De verschillende data (20, 23, 24 en 26 mei 1941) en parafen tonen de voortgang van de besluitvorming:
1. 20 mei: Het dossier wordt doorgezonden.
2. 23 mei: Een ambtenaar noteert dat er "voorloopig" iemand "even binnen moet komen" (mogelijk voor overleg of toelichting).
3. 24 mei: Een tussenstap door functionaris 'D'.
4. 26 mei: De definitieve beslissing valt: het verzoek moet worden afgewezen middels een standaard "modelbriefje". Het dossier krijgt hierbij een specifiek volgnummer: 53/30/217.

De terminologie "modelbriefje afwijzen" duidt op een efficiënte, bureaucratische afhandeling van zaken, waarbij standaardteksten werden gebruikt voor negatieve beschikkingen. Het document dateert uit mei 1941, een jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland. Hoewel de top van de ministeries naar Londen was uitgeweken, bleven de ambtelijke apparaten in Den Haag onder Duits toezicht doorfunctioneren. Het Ministerie van Algemeene Zaken speelde hierin een centrale rol.

De code linksonder ("10.000-10-1937-1016") geeft de drukgeschiedenis van het formulier aan: een oplage van 10.000 stuks in oktober 1937. Dit toont aan dat men tijdens de oorlog simpelweg de voorraad vooroorlogse formulieren opgebruikte, waarbij het jaartal in de stempel handmatig van 193(0) naar 1941 werd aangepast.