Administratief dossierblad of geleideformulier (Model No. 14 van de afdeling Algemene Zaken). [Gedrukt kader linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 53/45/3 1941
DOORGEZONDEN: 6/8

[Handschrift rechtsboven:]
53/45/4
opvragen en terug
Juni '40 - '41
[paraaf/handtekening]

[Gedrukte tekst onderaan:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Formulier: Het betreft een standaardformulier ("Model No. 14") voor de afdeling Algemene Zaken. De code onderaan (10.000-10-1937-1016) geeft aan dat er in oktober 1937 een oplage van 10.000 stuks van dit formulier is gedrukt.
* Administratieve nummers: De nummers "53/45/3" en "53/45/4" zijn dossier- of referentienummers. De letter "M" in het kader verwijst vaak naar een 'Mailrapport' of een 'Ministerieel besluit' binnen de Nederlandse (koloniale) bureaucratie.
* Instructies: De handgeschreven aantekening "opvragen en terug" is een typische archiefinstructie, wat betekent dat het dossier geraadpleegd moest worden en daarna weer in het archief moest worden teruggeplaatst. De datum "6/8" (6 augustus) duidt op het moment van verzending of verwerking.
* Tijdsbestek: De vermelding "Juni '40 - '41" suggereert dat de betreffende stukken betrekking hebben op deze periode of dat het dossier gedurende deze tijd in behandeling was. Dit document is een artefact van de complexe bureaucratische machine van de Nederlandse overheid, zeer waarschijnlijk werkzaam in Nederlands-Indië vlak voor de Japanse bezetting. Het gebruik van "Bijbladen" was gebruikelijk bij de publicatie van officiële besluiten (zoals in het Staatsblad of de Javasche Courant). De datering '40-'41 markeert een historisch bewogen periode waarin de administratie, ondanks de oorlogsdreiging en de bezetting van Europees Nederland, haar werkzaamheden in de kolonie voortzette volgens de vastgestelde modellen en procedures. M. No