Administratieve notitie / begeleidend schrijven op een fiche. Linksboven (in potlood/vervaagde inkt):
onderwerp:
inkoop pensioen
A.L. Reyneke

Hoofdtekst (in inkt):
Afdt Personeelsvoorz.
n.a.v. Uw brief d.d. 11 Juni j.l. no.
507 f.8.V. (Gev.) '42, doe ik U in bijlage
de gevraagde gegevens inzake A.L.
Reyneke toekomen.
Dd.

Linksonder (in rood):
86/415 * Inhoud: Het document is een formeel bericht waarin wordt medegedeeld dat gevraagde gegevens betreffende "A.L. Reyneke" als bijlage worden toegezonden.
* Onderwerp: De focus ligt op "inkoop pensioen", wat duidt op een administratieve handeling waarbij een werknemer pensioenrechten over een verstreken periode afkoopt of aanvult.
* Terminologie:
* Afdt Personeelsvoorz.: Waarschijnlijk de afkorting voor "Afdeeling Personeelsvoorzieningen".
* n.a.v.: naar aanleiding van.
* j.l.: jongstleden.
* Dd.: Afkorting voor "De dato" (gedateerd), of gebruikt als een korte paraaf/afsluiting.
* Administratieve context: De verwijzing naar een specifiek briefnummer (507 f.8.V. (Gev.) '42) wijst op een strak gevoerde correspondentie-administratie. Dit document is een typisch voorbeeld van personeelsadministratie uit de vroege jaren '40 in Nederland. Gezien de datum (1942) vond deze correspondentie plaats tijdens de Duitse bezetting. Hoewel de politieke situatie extreem was, bleven civiele en bedrijfsadministraties (zoals die van grote nutsbedrijven, de spoorwegen of overheidsdiensten) vaak op een zeer methodische, bijna ongewijzigde wijze functioneren. Dergelijke fiches werden gebruikt in fysieke kaartenbakken om snel een overzicht te hebben van de lopende correspondentie rondom een specifiek personeelsdossier. Het rode nummer "86/415" is een later toegevoegd archiefkenmerk voor de ontsluiting van het stuk.