Administratief bijblad of geleideformulier. [In kader linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. . No. 28/78/6 1940
DOORGEZONDEN: 12/12-'40

[Rechtsboven:]
601

[Midden, handgeschreven:]
Voor afdoening zie bijblad 28/78/5 %
15-12-'40
de Haan

[Linksonder, gedrukte voetnoot:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Administratieve functie: Het document functioneert als een verwijzingsstuk binnen een archiefsysteem. Het koppelt twee dossiers aan elkaar: dossier nummer 28/78/6 (waarop dit bijblad betrekking heeft) en dossier 28/78/5 (waar de daadwerkelijke afhandeling te vinden is).
* Terminologie: De term "afdoening" wijst op de finale besluitvorming of afhandeling van een administratieve zaak.
* Datering en verwerking: Er is een kort tijdsverloop zichtbaar tussen de doorzending (12 december) en de uiteindelijke notitie van De Haan (15 december).
* Handtekening: De notitie is ondertekend door een functionaris, vermoedelijk "de Haan", wat de autoriteit van de verwijzing bevestigt. Dit bijblad is afkomstig uit de administratie van "Algemene Zaken", het departement dat doorgaans onder de minister-president valt. De datum, december 1940, plaatst het document in de eerste maanden van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. Het toont aan dat de reguliere Nederlandse ambtelijke molen en de vooroorlogse administratieve standaarden (zoals het "Model No. 14" uit 1937) na de invasie in mei 1940 werden voortgezet. Dergelijke documenten zijn cruciaal voor het reconstrueren van de besluitvormingsketens binnen de overheid tijdens de bezettingsjaren.