Administratief bijblad/begeleidingsformulier (Algemene Zaken Model No. 14). 15 november 1941 (datum doorzending), 22 november 1941 (datum aantekeningen). [Stempel linksboven]
BIJBLAD VAN:
M. No. 104/3/1 1941
DOORGEZONDEN: 15/11 - ’41

[Handschrift rechtsboven, in inkt]
mededeeling Dir:
gaat voorloopig
niet door!
beslissing Weth.
Th. Jonkman
dit telefonisch
even melden
aan P.W.?

[Aantekening in rood]
[paraaf] 22/11 ’41

[Handschrift rechtsonder, in inkt]
Tel. doorgegeven
aan Mr Schut
22/11
M

[Gedrukte tekst linksonder]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een intern administratief formulier dat werd gebruikt voor de routing en snelle communicatie tussen afdelingen binnen een (waarschijnlijk gemeentelijke) organisatie.

De kern van de boodschap is een besluit van een wethouder ("Weth.") om een voorgenomen actie of project "voorloopig" niet door te laten gaan. De directeur ("Dir") geeft opdracht dit te communiceren aan "P.W.", wat in een gemeentelijke context vrijwel zeker staat voor de dienst Publieke Werken.

Er is sprake van een administratieve keten:
1. Het bijblad wordt op 15 november geregistreerd.
2. De beslissing van de wethouder wordt genoteerd door (of gericht aan) Th. Jonkman.
3. Op 22 november wordt de instructie gegeven dit telefonisch te melden.
4. Onderaan wordt bevestigd dat de melding op diezelfde dag (22/11) is doorgegeven aan "Mr Schut". Het document dateert uit november 1941, tijdens de Duitse bezetting van Nederland. Ondanks de oorlogssituatie bleven de gemeentelijke bureaucratie en de dienst Publieke Werken grotendeels functioneren volgens de vooroorlogse structuren (zoals blijkt uit het gebruikte modelformulier uit 1937).

De vermelding "Mr Schut" is interessant; in die periode was Pieter Bakker Schut een zeer invloedrijke figuur bij Publieke Werken (met name in Den Haag als directeur van de Stadsontwikkeling en Volkshuisvesting), al kan het hier ook om een andere ambtenaar met deze veelvoorkomende naam gaan. De term "Weth." (wethouder) bleef in het begin van de bezetting in gebruik, hoewel de bevoegdheden van de raden en wethouders gaandeweg werden ingeperkt door de bezetter en vervangen door het 'leidersbeginsel'. M. No Publieke Werken