Handgeschreven ambtelijke notitie en conceptbrief. Verwijst naar correspondentie van 7 en 12 oktober (jaar onbekend, vermoedelijk midden 20e eeuw). Bovendeel (interne instructie):

m.i. moet de schade, gezien het
rapport van Stam en het antwoord
op de reclame van Visser bij van de
voorzieningen, aan Visser vergoed
worden. Uit het potje mag dit
niet.
m.i. aan Visser schrijven, dat
aan hem een bedrag groot f 18,60
vergoed zal worden.
Afschrift svp aan boekhouding
om als betalingsstuk te dienen.

Middelste deel (kenmerk en concept tekst):

46 v/496/4
Ten vervolge op
mijn brief dd. 12 Oct. jl.
n.a.v. uw brief dd. 7 Oct. jl.
deel ik U mede, dat een
dezer dagen een bedrag van
f 18,60 aan u zal worden
overgemaakt.

Onderzijde (kanttekening):

M. de Haan deze zaak
met mij bespreken; treffen maatregelen
tegen herhaling. Het document is een typisch voorbeeld van een interne administratieve afhandeling. Het bestaat uit drie delen:
1. De besluitvorming: Een leidinggevende of dossierbehandelaar stelt vast dat de schade vergoed moet worden op basis van een rapport van 'Stam'. Er wordt specifiek vermeld dat het bedrag niet uit 'het potje' (een specifiek budget of fonds) mag komen.
2. De uitvoering: Er wordt een instructie gegeven aan de boekhouding en er is een concepttekst geschreven voor de brief aan de heer Visser.
3. De evaluatie: De onderste krabbel (waarschijnlijk gericht aan M. de Haan) duidt erop dat het incident aanleiding geeft tot procesverbetering om herhaling te voorkomen. De gebruikte munteenheid (f van gulden) en de schrijfstijl duiden op een Nederlandse ambtelijke of bedrijfsmatige context uit de 20e eeuw. Het woord 'reclame' wordt hier gebruikt in de oude betekenis van 'klacht' of 'bezwaarschrift'. De afkorting 'm.i.' staat voor 'mijns inziens'. Het document geeft een inkijkje in de zorgvuldige, maar bureaucratische afhandeling van zelfs kleine schadebedragen (18 gulden en 60 cent). Stam (rapporteur) Visser (reclamant) M. de Haan (medewerker).