16 augustus 1939. Vpz. Vrij
ter kennisn. en
eventueel nader rapport
HD 16/8 '39 De tekst is een beknopte instructie voor de verdere afhandeling van een stuk.
* "Vpz. Vrij": Dit is waarschijnlijk een adressering of een statusaanduiding. "Vpz." zou een afkorting kunnen zijn voor "Voorzitter". "Vrij" kan een eigennaam zijn of een status van het dossier aanduiden.
* "ter kennisn. en": Een standaard ambtelijke afkorting voor "ter kennisneming en". Dit betekent dat de ontvanger geacht wordt de inhoud van het bijbehorende document tot zich te nemen.
* "eventueel nader rapport": Een uitnodiging aan de ontvanger om, indien de situatie daar aanleiding toe geeft, een gedetailleerder verslag uit te brengen.
* "HD 16/8 '39": De initialen van de verantwoordelijke ambtenaar (mogelijk 'HD', 'HP' of 'HT') gevolgd door de datum: 16 augustus 1939. Deze notitie is exemplarisch voor de Nederlandse bureaucratie van vlak voor de Tweede Wereldoorlog. Het document stamt uit een tijd waarin papieren dossiers fysiek van bureau naar bureau werden verplaatst, waarbij korte instructies op de achterzijde of op een aangehecht strookje (een 'geleider') de volgende stap in de procedure aangaven. De datum, slechts twee weken voor de Duitse inval in Polen, suggereert dat dit onderdeel kan zijn van de verhoogde administratieve activiteit rondom de Nederlandse mobilisatie of civiele voorbereidingen op een dreigend conflict.