Handgeschreven ambtelijke notitie op een (mogelijk gerecycled) stuk papier. 2 december 1939 (met een latere aftekening op 9 december 1939). [Bovenaan, onderstreept:]
Insp

[Tekst in potlood:]
Steeds den naam
van den vervanger
opgeven s.v.p.
Hoe heet deze
vervanger? Is hij
meerderjarig?

[Datum:]
2-12-'39

[Aftekening in inkt:]
9/12/39 [onleesbare initialen]

[Linksonder, groot onderstreept cijfer:]
1

[Onderaan in rode inkt:]
30/73/2 II Dit document is een interne ambtelijke notitie, waarschijnlijk afkomstig van een inspecteur (afgekort als "Insp"). De schrijver berispt of instrueert een ondergeschikte over het consequent vermelden van de naam van een "vervanger". Er worden twee specifieke vragen gesteld om een dossier aan te vullen: wat de naam van de huidige vervanger is en of deze persoon meerderjarig is (destijds 21 jaar of ouder).

Het gebruik van de rode cijfers ("30/73/2 II") duidt op een systematische archivering, waarbij dit papiertje als bewijsstuk of instructieblad in een groter dossier is gevoegd. De aftekening op 9 december suggereert dat de instructie binnen een week is gezien of afgehandeld. De datum december 1939 plaatst dit document in de periode van de mobilisatie in Nederland, vlak voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in Nederland (mei 1940). In deze tijd was er veel administratief verkeer rondom vervanging, bijvoorbeeld voor mannen die onder de wapenen waren geroepen of voor functies die vanwege de oorlogsdreiging anders ingevuld moesten worden. De vraag naar meerderjarigheid was essentieel voor de juridische geldigheid van handelingen die een vervanger mocht verrichten. De vage stempel "BIJLAGE" rechtsboven suggereert dat dit briefje onderdeel uitmaakte van een officieel rapport of correspondentiebundel.