Administratieve notitie / intern memo (op voorgedrukt formulier "Model No. 14"). [Stempel linksboven:]
BIJBLAD VAN:
M. No. 72/48/1 193 9
DOORGEZONDEN: 26/5

[Rechtsboven, handgeschreven:]
87

[Midden boven, handgeschreven:]
Klacht overgenomen op formulier no 410.

[Centrale tekst, handgeschreven:]
Aan Paatman kan m.i. worden bericht, dat van zijn klacht nota is genomen.

[Datum en handtekening, rechtsonder:]
1 - 6 - 39
de Boer

[Administratieve aantekening onderaan, handgeschreven in rood/potlood:]
4.
3/6/39 AB 72/48/2

[Voorgedrukte tekst linksonder:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een kort intern advies of besluit naar aanleiding van een binnengekomen klacht van een burger genaamd Paatman. De essentie van de tekst is procedureel: de ambtenaar (De Boer) stelt voor ("mijns inziens", afgekort als m.i.) om de klager mede te delen dat zijn klacht in behandeling is genomen of simpelweg is geregistreerd ("nota is genomen").

Opvallend zijn de verschillende administratieve stadia:
1. 26 mei: Het stuk wordt doorgezonden (zie stempel).
2. 1 juni: De Boer schrijft het advies.
3. 3 juni: Een verdere administratieve handeling vindt plaats, waarbij het stuk een nieuw volgnummer krijgt (72/48/2) en geparafeerd wordt door "AB".

De opmerking "Klacht overgenomen op formulier no 410" duidt op een standaardisering van de klachtenprocedure binnen deze overheidsinstantie. Het document dateert van vlak voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in Nederland (juni 1939). Het weerspiegelt de zorgvuldige, bijna bureaucratische aard van de toenmalige Nederlandse overheidsadministratie. Het gebruik van "Model No. 14" van "Algemene Zaken" wijst op een gecentraliseerd systeem voor correspondentie en klachtafhandeling.

Dergelijke documenten bevinden zich vaak in gemeentelijke of provinciale archieven in de series "ingekomen en verzonden stukken" of specifieke klachtenregisters. De zakelijke en afstandelijke toon ("nota is genomen") is kenmerkend voor de ambtelijke communicatie uit die periode, waarbij een burger weliswaar gehoord wordt, maar niet direct een inhoudelijke toezegging krijgt. M. No