Administratief bijblad/omslagvel van een Nederlands overheidsdepartement (Algemene Zaken). Augustus 1940. [Links boven, in een gedrukt kader:]
BIJBLAD VAN:
M. No.: 1/62/8 1940
DOORGEZONDEN: 22/8-'40.

[Rechts boven, handgeschreven:]
4.
[In rood potlood:] 1/62/9 M
[In inkt:] 23/8/40 H8

[Links onder, gedrukte voettekst:]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Administratieve structuur: Het document is een 'Bijblad', bedoeld om correspondentie of dossiers te vergezellen en de route binnen de bureaucratie vast te leggen. Het modelnummer (No. 14) en de drukcode onderaan wijzen op een gestandaardiseerd proces bij het Ministerie van Algemene Zaken, gedrukt in een oplage van 10.000 stuks in oktober 1937.
* Referentienummers: Er zijn twee belangrijke dossiernummers zichtbaar: 1/62/8 en de latere (met rood potlood gemarkeerde) 1/62/9 M. Dit duidt op een opeenvolging in een specifiek archiefblok.
* Tijdslijn: De data 22/8-'40 en 23/8/40 tonen een snelle administratieve afhandeling van één dag tussen twee afdelingen of functionarissen. De initialen H8 (of mogelijk HS) staan waarschijnlijk voor de behandelend ambtenaar. Dit document stamt uit augustus 1940, enkele maanden na het begin van de Duitse bezetting van Nederland. Hoewel de politieke top was veranderd, bleef het ambtelijk apparaat (zoals het Ministerie van Algemene Zaken) in deze periode grotendeels functioneren volgens de bestaande vooroorlogse procedures en met gebruik van de aanwezige voorraden formulieren uit 1937. Dergelijke bijbladen zijn cruciaal voor archiefonderzoek omdat ze de fysieke weg van een document door de ambtelijke molen tijdens de overgang naar het bezettingsbestuur reconstrueren. M. No