Extract uit het Boek der Besluiten van Burgemeester en Wethouders (B&W) van Amsterdam. 6 september 1940. № 859 h.m. 1940
№ I / 77 / M. 1940 14/9

[Rechtsboven in potlood:]
Aanbrengen affiche tentoonstel-
ling in Koloniaal Instituut aan,
op en in gemeentegebouwen.
Marktw.

[Middenlinks handgeschreven:]
Gezien
[Onleesbare paraaf]

[Hoofdtekst:]
E x t r a c t
uit het Boek der Besluiten van
Burgemeester en Wethouders van Amsterdam
Vrijdag, 6 September 1940.

De Gemeentesecretaris brengt ter tafel een schrijven van het Hoofd der Afdeeling Pers en Propaganda van de Vereeniging Koloniaal Instituut, houdende verzoek om toestemming tot het aanbrengen van affiches aan, op en in gemeentegebouwen, tramhuisjes daaronder begrepen, voor de van 14 September tot en met 19 October a.s., ter gelegenheid van het 30-jarige bestaan van het Koloniaal Instituut, in het gebouw der vereeniging aan de Mauritskade, te houden tentoonstelling.

De vergadering heeft tegen het aanbrengen der bedoelde affiche geen bezwaar.

Afschrift hiervan zal worden gegeven aan alle afdeelingen der Gemeentesecretarie, alsmede aan het Bureau Gemeentesecretaris (5 stuks), het Pensioenbureau en den Gemeenteontvanger.

Voor eensluidend extract,
de Secretaris,
(get.) VAN LIER. * Onderwerp: Het document betreft het verlenen van toestemming aan de 'Vereeniging Koloniaal Instituut' (het huidige Tropenmuseum) om affiches te plakken op gemeentelijke eigendommen, waaronder tramhuisjes.
* Aanleiding: De tentoonstelling ter viering van het 30-jarig bestaan van het Instituut (opgericht in 1910), die zou plaatsvinden van 14 september tot 19 oktober 1940.
* Bestuurlijk proces: De besluitvorming volgt de standaard hiërarchie: het verzoek komt via de Gemeentesecretaris op de tafel van het College van B&W, die vervolgens "geen bezwaar" verklaren. De afhandeling (verzending van afschriften) wordt nauwkeurig gespecificeerd voor de administratieve administratie.
* Taalgebruik: Er wordt gebruikgemaakt van de destijds gangbare spelling (bijv. 'afdeeling', 'vereeniging', 'a.s.'). * Historisch moment: Het besluit is genomen in september 1940, slechts enkele maanden na de Nederlandse capitulatie. Hoewel de Duitse bezetting een feit was, draaide de reguliere gemeentelijke bureaucratie in Amsterdam in deze fase nog grotendeels door volgens de oude structuren.
* Het Koloniaal Instituut: Dit instituut was van groot belang voor de beeldvorming en het onderzoek naar de toenmalige koloniën (Nederlands-Indië, Suriname en de Nederlandse Antillen). Het imposante gebouw aan de Mauritskade was in 1926 voltooid.
* K.J.J. van Lier: De ondertekenaar, de heer Van Lier, was de Gemeentesecretaris van Amsterdam. In de loop van de oorlog zouden veel van dit soort sleutelfunctionarissen onder druk van de bezetter worden vervangen of moeten meewerken aan nieuwe verordeningen, maar dit document toont nog een zeer 'alledaags' bestuurlijk besluit.