Administratieve notitie / dossierstuk. januari 1940 (met vermeldingen van december 1939). Nº 2^A / 3 / 1 M. 1940 27/1 v. Beuren

In Januari 1940 sturen aan H. Bekius te Leeuwarden
de staat van aardappelaanvoeren ter C.M. over 1939
(soorten, hoeveelheden en prijzen), zooals die over 1938 ook is gezonden.
1/12 39. D.v.d.Ham

H. Bekius heeft op 2 Januari 1940 telefonisch
om spoedige toezending der gegevens over
aardappelaanvoeren ter C.M. gevraagd.
H. Steenbeek zal voor gegevens zorgen.
12/1. 40 [Paraaf]

Op 26 Januari 1940 is door Th. Sixma
een exemplaar van beide lijsten aan H. Bekius
gegeven.
27/1. 40 [Paraaf] Het document fungeert als een 'loopbriefje' of logboek voor een specifieke administratieve handeling binnen een organisatie. Het doel was het verstrekken van gedetailleerde statistieken (soorten, hoeveelheden en prijzen) van de aardappelaanvoer aan het "C.M." (waarschijnlijk Centraal Magazijn of een vergelijkbare instantie) over het jaar 1939 aan de heer Bekius in Leeuwarden.

Uit de tekst blijkt een zekere mate van urgentie:
1. De planning: Al op 1 december 1939 wordt de opdracht genoteerd door D. v.d. Ham.
2. De herinnering: Op 2 januari 1940 belt Bekius zelf om de zaak te bespoedigen.
3. De uitvoering: Steenbeek wordt aangewezen om de data te verzamelen, en uiteindelijk levert Th. Sixma de lijsten op 26 januari persoonlijk of per post af.
4. Archivering: Het stuk wordt op 27 januari 1940 definitief afgetekend en gecategoriseerd onder nummer 2A/3/1. Dit document is gedateerd in januari 1940, de periode van de 'Schemeroorlog' vlak voor de Duitse inval in Nederland (mei 1940). De administratie van landbouwproducten zoals aardappelen was in deze tijd van groot strategisch belang voor de voedselvoorziening en prijsbeheersing. Friesland, met Leeuwarden als centrum, was en is een kernregio voor de aardappelteelt. De afkorting "C.M." duidt waarschijnlijk op een instelling binnen de crisisorganisatie of een coöperatieve vereniging die toezicht hield op de marktstromen. De nauwkeurigheid waarmee deze handelingen zijn vastgelegd, is kenmerkend voor de Nederlandse bureaucratie in de landbouwsector van de vroege 20e eeuw.