Dienstbrief / Circulaire van de Gemeente Amsterdam.
Origineel
Dienstbrief / Circulaire van de Gemeente Amsterdam. 17 april 1940. De Administrateur van de afdeling Financiën (H. v. Buuren Jr.). Wethouder voor de Levensmiddelen (handgeschreven aantekening). [Stempel/Briefhoofd]: GEMEENTE AMSTERDAM [Handgeschreven]: Markten
Afd. Fin. 1940
No. 320/20.3
[Handgeschreven]: 285 Gm. 1940.
Amsterdam, 17 April 1940.
[Stempel]: Nº 4 / 8 / 1 M. 1940 22/4
[Handgeschreven paraaf en aantekening]: n.i. [onleesbaar] L Stall?
Bij de raming van de salaris- en loonposten van de begrooting voor het jaar 1941 rijst wellicht de vraag op welke wijze de salarissen en loonen, te betalen aan vervangers van gemobiliseerde ambtenaren en werklieden in die posten moeten worden opgenomen.
Ten einde een uniforme inrichting dier posten en daarmede een goede vergelijkbaarheid te behouden, verdient het aanbeveling de specificatie daarvan in de toelichting op te zetten alsof er geen mutaties ten gevolge van de mobilisatie hadden plaats gevonden. Onder de eindbedragen dier specificatie ware dan – zonder rekening te houden met de diverse rangen der vervangers – in één artikel "Vervanging van gemobiliseerde ambtenaren (werklieden)" het aantal en het geraamde salaris(loon)bedrag der vervangers te vermelden. Vervolgens wordt de som van deze beide bedragen verminderd met het totaal der militaire belooningen der gemobiliseerden, zoodat ten slotte het werkelijk benoodigde bedrag overblijft.
Het hieronder vermelde voorbeeld moge het vorenstaande, voor zooveel noodig, verduidelijken.
| Aantal | Functie | Bedrag |
|---|---|---|
| 1 | directeur | f. 6.000,- |
| 1 | adjunct-directeur | " 4.500,- |
| 1 | commies | " 3.000,- |
| 2 | adjunct-commiezen | " 5.400,- |
| 6 | klerken | " 13.500,- |
| 9 | schrijvers | " 14.000,- |
| 1 | typist | " 800,- |
| --- | --- | --- |
| 21 | f. 47.200,- | |
| 3 | Vervanging van gemob. ambtenaren | " 7.300,- |
| --- | --- | --- |
| 24 | f. 54.500,- | |
| Militaire belooning der | ||
| 3 | gemobiliseerde ambtenaren | " 5.500,- |
| --- | --- | --- |
| 21 | f. 49.000,- | |
| === | === |
Ik moge U beleefd verzoeken bij de samenstelling van de begrooting voor 1941 met het hierboven vermelde rekening te willen houden.
[Handgeschreven]: Aan den Heer Wethouder voor de Levensmiddelen,
De Administrateur der afdeeling Financiën,
H. v. Buuren Jr.
[Rechtsonder]: 4 Het document is een ambtelijke instructie over de boekhoudkundige verwerking van personeelskosten tijdens de mobilisatie. Vanwege de Mobilisatie van 1939 waren veel gemeenteambtenaren in militaire dienst. Zij werden vervangen door tijdelijk personeel.
De kern van de instructie is dat de begroting transparant moet blijven. Men moet doen alsof de normale bezetting er nog is (voor de vergelijkbaarheid met andere jaren), daar de kosten van de vervangers bij optellen, en vervolgens de "militaire belooningen" (de soldij die de gemobiliseerden elders ontvingen en die in mindering werd gebracht op hun overheidssalaris) weer aftrekken. Zo ontstaat een zuiver beeld van de werkelijke extra kosten voor de gemeente. Dit document is gedateerd op 17 april 1940, minder dan een maand voor de Duitse inval in Nederland (10 mei 1940). Het bevindt zich in de overgangsperiode waarin Nederland officieel neutraal was, maar het leger al volledig gemobiliseerd was.
De brief illustreert de voortgang van de bureaucratische machine: terwijl de oorlogsdreiging enorm was, hield de afdeling Financiën van Amsterdam zich strikt bezig met de begrotingsregels voor het volgende jaar (1941). De handgeschreven adressering aan de "Wethouder voor de Levensmiddelen" is interessant, omdat de voedselvoorziening en distributie op dat moment een kritieke taak van de gemeente was geworden. De ondertekenaar, H. v. Buuren Jr., was een hooggeplaatste ambtenaar bij de Amsterdamse financiën.