De datum "16/5-1941" geeft aan wanneer het document of het bijbehorende dossier is doorgezonden naar een volgende afdeling of instantie. [Kader linksboven]
B I J B L A D V A N :
M. . . . . . . . No. 1/34/2 1941
DOORGEZONDEN : 16/5-1941.

[Linksonder]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Het document fungeert als een administratieve geleidebrief of supplement bij een dossier.
* Referentienummer: Het handgeschreven nummer "1/34/2" dient waarschijnlijk als archief- of dossierkenmerk.
* Datum: De datum "16/5-1941" geeft aan wanneer het document of het bijbehorende dossier is doorgezonden naar een volgende afdeling of instantie.
* Formulierdetails: De tekst linksonder duidt op een gestandaardiseerd formulier van het Ministerie van Algemene Zaken ("Alg. Zaken Model No. 14"). De getallenreeks "10.000-10-1937-1016" is een drukkerijcode, waaruit blijkt dat er in oktober 1937 een oplage van 10.000 stuks van dit formulier is gedrukt (drukkerijnummer 1016). Gezien de datum, mei 1941, stamt dit document uit de periode van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. Het gebruik van een formulier dat in 1937 is gedrukt, laat zien dat de Nederlandse bureaucratie en administratie ook onder de bezetting gebruik bleven maken van bestaande voorraden kantoormateriaal en deels de vooroorlogse structuur van ministeries (zoals Algemene Zaken) aanhielden.