17 november 1941. Ir. E. de Kruijff, Hoofd van het Gemeentelijk Materialenbureau. Heeren Hoofden van Diensten en Bedrijven (van de gemeente Amsterdam). [Briefhoofd links:]
(Stadswapen Amsterdam)
Telefoon 43321, 43130
Toestellen 568, 569, 576
No. 45 [handgeschreven] G.M.B.
Bijlagen: circ. 86 [handgeschreven]

[Briefhoofd rechts:]
Nº 1/90/1 M. 1941 19/11 [stempel met handgeschreven cijfers]
Verzoeke bij beantwoording datum en
nummer van dezen brief te vermelden
Amsterdam, 17 November [handgeschreven] 1941 [de ‘1’ is handgeschreven]

Gemeentelijk Materialenbureau
Oudezijds Achterburgwal 213 Amsterdam (Centrum)

Aan:
Heeren Hoofden van Diensten en
Bedrijven. [gevolgd door handgeschreven parafen en aantekeningen, o.a. ‘mr du’, ‘H Jonker’(?)]

Hierbij deel ik U mede, dat door de steeds toenemende werkzaamheden der Rijksbureaux de behandeling van ingediende formulieren, welke zijn ingevuld met behulp van handschrift, voortdurend meer vertraging zal ondervinden.
In het belang van een vlotte afwikkeling der aanvragen verzoek ik U daarom beleefd doch dringend in den vervolge alle formulieren, welke bestemd zijn om doorgezonden te worden aan bovenbedoelde bureaux te willen doen invullen met behulp van machineschrift.

Wo [handgeschreven paraaf]

Het Hoofd van het Gemeentelijk
Materialenbureau,
Ir. E. de Kruijff

C.S. Stadhuis,
A'dam, 11-'41.

[Linksonder:] 2000-6-'41 [Drukkerij-kenmerk] * Toon en taal: De brief is geschreven in de formele, ambtelijke stijl van die tijd ("Heeren", "dezen brief", "beleefd doch dringend"). De toon is zakelijk en dwingend, wat past bij een administratieve instructie.
* Kernboodschap: De hoofdboodschap is een efficiëntieslag. Het Materialenbureau fungeert als tussenpersoon voor diverse gemeentelijke diensten die materialen nodig hebben. Deze aanvragen moeten naar de landelijke Rijksbureaux. Omdat de werkdruk daar oploopt, worden handgeschreven formulieren niet langer getolereerd vanwege de vertraging die het ontcijferen oplevert.
* Administratieve proces: Het document toont de bureaucratische structuur aan: de nummers (No. 45), de verwijzingen naar bijlagen (circ. 86) en de stempels bovenin duiden op een zorgvuldige archivering en registratie van inkomende en uitgaande post. De handgeschreven parafen rechtsboven suggereren dat de brief door verschillende functionarissen is gezien of afgehandeld. * Historische periode: De brief dateert van november 1941, ruim anderhalf jaar na het begin van de Duitse bezetting van Nederland.
* Rijskbureaux en schaarste: Tijdens de bezetting werd de distributie van grondstoffen en goederen strikt gereguleerd door de zogenaamde 'Rijksbureaux' (bijv. voor Metalen, Chemische Producten, etc.). Door de oorlogsvoering ontstonden er tekorten, waardoor voor vrijwel elk materiaal een vergunning of toewijzing nodig was.
* Bureaucratisering: De toename van de werkzaamheden waar de brief over spreekt ("steeds toenemende werkzaamheden der Rijksbureaux"), is direct gerelateerd aan de alsmaar uitdijende bureaucratie die nodig was om de schaarste in de bezette gebieden te beheersen. De eis om machineschrift te gebruiken is een teken van de administratieve druk waaronder deze instanties stonden.
* Gemeentelijk Materialenbureau: Dit bureau in Amsterdam fungeerde als het centrale loket voor alle gemeentelijke afdelingen (zoals de reiniging, de tram, of de plantsoenendienst) om hun benodigde materialen aan te vragen binnen dit streng gereguleerde systeem.