Administratieve kennisgeving / Distributielijst (doorslag of uittreksel). Afschrift van dit besluit zal worden gegeven aan de afdeeling Arbeidszaken
(6 stuks) en voorts aan alle overige afdeelingen der Gemeentesecretarie, alsmede
aan het Bureau Gemeentesecretaris en Algemeene Dienst (3 stuks), het Pensioenbureau
en den Gemeente-ontvanger.
Sh.

                                 Voor eensluidend extract,
                                    de Gemeentesecretaris,

                                 (get.) J. F. FRANKEN *   **Inhoud:** Het document betreft een instructie voor de verspreiding van een niet nader genoemd "besluit". Het geeft exact aan hoeveel kopieën (afschriften) naar welke gemeentelijke afdelingen gestuurd moeten worden.

• Terminologie: Het gebruik van de spelling "afdeeling" en "Algemeene" (met dubbel 'e') duidt op een tekst van vóór de spellingshervorming van maart 1947 (wet-Marchant), hoewel deze spelling in ambtelijke stukken vaak nog langer werd aangehouden.
• Formaat: De afkorting "(get.)" voor de naam J.F. Franken betekent "getekend". Dit geeft aan dat dit document zelf een afschrift of uittreksel is van het originele besluit waarop de handtekening fysiek gezet was.
• Initialen: De letters "Sh." linksonder de hoofdtekst zijn vermoedelijk de initialen van de typist(e) of de behandelend ambtenaar. Dit document is afkomstig uit een gemeentelijk archief (zeer waarschijnlijk de gemeente Den Haag, waar J.F. Franken gedurende een lange periode, waaronder de oorlogsjaren en kort daarna, Gemeentesecretaris was). Het biedt inzicht in de bureaucratische processen en de interne organisatie van een grote Nederlandse gemeente in de 20e eeuw. De genoemde afdelingen zoals 'Arbeidszaken' en het 'Pensioenbureau' suggereren dat het oorspronkelijke besluit betrekking had op personeelsaangelegenheden of rechtspositionele zaken van ambtenaren. F. Franken J.F. Franken