Getypte instructie of procedurebeschrijving voor administratieve afhandeling. Van de onder punten 1, 2 en 3 genoemde gevallen wordt een opgave getypt
in 7-voud t.w. 2ex.voor M.S.-~~O~~.W.(w.o. het origineel),~~1~~ voor M.S.-CC.,
1 voor G.A.B., 1 voor de Distrib.Dst., 1 voor afd. uitzending W.V. en 1
voor de eigen afdeeling. Volgens dit laatste afschrift worden de jaarkaart
ten uit de bakken gelicht en na op de achterkant onder Byzonderheden aan-
teekening te hebben gedaan in de z.g. doode klapper opgeborgen. Van de
onder 4 en 5 genoemde gevallen worden de jaarkaarten opgeborgen volgens
de verzameling uitgeschoten mutatie weekstaten evenzoo voorzien van de
noodige aanteekeningenop de achterkant. De getypte opgave gaat in 6-voud
naar den Hr.Beek. Het exemplaar bestemd voor de Distrib,Dst. gaat naar
den loketambtenaar om dit te voorzien van de adressen. Hy licht dan tevens
de kleine kaartjes uit zyn bak.
Van de punten 4 en 5 wordt dus geen opgave getypt voor M.S. Deze is reeds
ingelicht : 4 door middel van een treinlyst,5 a door middel van een ont-
slaglyst , en 5 b en c door den loketambtenaar (per speciaal formulier)
De kleine kaartjes zyn dan tevens gelicht. * Administratieve Procesgang: Het document beschrijft een strikte bureaucratische procedure voor het verwerken van "jaarkaarten" (waarschijnlijk vervoersbewijzen of legitimatiebewijzen). Er wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende categorieën (punten 1-3 versus 4-5).
* Distributie: Voor de eerste categorie moeten er maar liefst zeven doorslagen worden gemaakt voor verschillende afdelingen (o.a. M.S., G.A.B., en de afdeling uitzending).
* Terminologie:
* Jaarkaartten: Waarschijnlijk bedoeld als "jaarkaarten" (over de regel afgebroken als "jaarkaart-ten").
* Doode klapper: Een archiefterm voor een map of systeem met afgesloten of inactieve dossiers.
* Uitgeschoten mutatie weekstaten: Documenten die wijzigingen in een bestand bijhouden die buiten de reguliere verwerking vallen.
* Gelicht: Het fysiek verwijderen van kaarten uit een kaartsysteem of bak.
* Opmerkelijke details: De typist heeft enkele fouten gemaakt, zoals het ontbreken van een spatie in "aanteekeningenop" en het gebruik van een komma in "Distrib,Dst." in plaats van een punt. Er is een correctie aangebracht bij de verdeling van de exemplaren voor M.S. Gezien termen als "jaarkaarten", "treinlyst" en "ontslaglyst", is dit document hoogstwaarschijnlijk afkomstig uit de administratie van de Nederlandse Spoorwegen (NS) of een daaraan gelieerde instantie (zoals de Militaire Spoorweg of een sociaal fonds). Het proces illustreert de tijd vóór de digitalisering, waarin complexe administraties volledig afhankelijk waren van fysieke kaartenbakken, doorslagen (carbonpapier) en handmatige archivering in "klappers". De vermelding van "Hr. Beek" suggereert een interne memo of werkinstructie binnen een specifieke dienst. M.S. Deze