Getypte doorslag van een officieel rapport ("AFSCHRIFT"). 6 januari 1943. A F S C H R I F T

RAPPORT

Op 23 December 1942 nam ik de kas over van den kassier den Heer Jongbloed. In de geldtasch waarin het bankpapier wordt bewaard zaten o.a. eenige pakken met tientjes waarvan ieder pak inhield f 1000,- en waarvan elk afzonderlijk was gebanderolleerd met het paraaf van den desbetreffenden ambtenaar.
Bij het overnemen is het de gewoonte elk pak gebanderolleerd bankpapier van welke waarde ook, te controleeren en hoewel de Hr. Jongbloed met zekerheid wist te zeggen, dat dit ook is geschied bij de overname op 23 December jl., wist ik het mij echter niet te herinneren, hoewel ik direct moet toegeven, dat niet batellen van het bankpapier tegen de bestaande gewoonte in zou zijn.
Op 5 Januari 1943 wou ik f 2000.- op de Giro storten op rekening No. 79 en gaf den Hr. K. Marinus, die hiermede door mij werd belast, twee pakken, ieder inhoudende f 1000.- volgens de banderollen, waarvan 1 pak was geparafeerd door den Hr. J. Vietor en 1 pak door den Hr. K. Cobussen.
Direct na ontvangst van het geld ging de Hr. Marinus dit natellen in eene kamer grenzend aan het Kantoor, echter in tegenwoordigheid van meerdere ambtenaren en constateerde, dat in het pak geparafeerd door den Hr. Cobussen slechts 99 van f 10.- dus f 990.- aanwezig was. Bij natelling door mij en den Hr. Cubussen bleek dit helaas juist te zijn.
Hoe of op wat voor wijze dit pak slechts 99 stuks en niet 100 bankbiljetten van f. 10.- bevatte, is voor mij onverklaarbaar.
Bij de overname op 23 December jl. waren volgens de aanteekeningen in het klaskasboekje, drie pakken van 100 stuks aanwezig. In het tijdvak van 23 December 1942 tot en met 5 Januari 1943 heb ik voor het doen van uitbetalingen een of meerdere pakken moeten aanbreken, doch deze zijn wederom aangevuld, zoodat ik op 5 Januari jl. bij de overdracht van mijn kas hierbij 2 pakken van f 1000.- aan tientjes overdroeg, zoodat niet is te constateeren of het pak waaraan nu f 10.- ontbrak reeds bij de kasovername op 23 December jl. aanwezig was of niet.
Sinds korten tijd worden de banderollen ook gedateerd.

Amsterdam, 6 Januari 1943.

(wg.)
Fleumbaay. In dit rapport doet de ambtenaar Fleumbaay verslag van een geconstateerd tekort in de kas. Het incident draait om een bundel bankbiljetten (een 'pak tientjes') waar één biljet van 10 gulden aan ontbrak.

De kern van het probleem ligt in de bewijsvoering: hoewel Fleumbaay de kas op 23 december 1942 heeft overgenomen, kan hij zich niet herinneren of hij de verzegelde pakken geld op dat moment daadwerkelijk heeft nageteld. Omdat de pakken in de periode tussen de overname en de ontdekking van het tekort (5 januari 1943) zijn geopend en weer aangevuld voor dagelijkse betalingen, is de keten van controle verbroken. Hierdoor is het onmogelijk om te achterhalen of de fout al bestond bij de overname van de vorige kassier, of dat het biljet later is verdwenen.

Het document is een schoolvoorbeeld van ambtelijke verslaglegging waarbij gepoogd wordt zorgvuldigheid aan te tonen (vermelding van getuigen bij het natellen) terwijl tegelijkertijd een zekere mate van onzekerheid over de eigen handelingen wordt toegegeven. Dit document stamt uit de periode van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze tijd was er sprake van een strikte bureaucratie en een grote focus op administratieve correctheid. Een bedrag van 10 gulden was destijds een significant bedrag, ongeveer gelijk aan de helft van een gemiddeld weekloon van een arbeider.

De tekst werpt licht op de toenmalige procedures in het geldverkeer:
* Banderollen en parafen: Het gebruik van papieren wikkels (banderollen) met de paraaf van een ambtenaar was de standaardmethode om de integriteit van een hoeveelheid contant geld te waarborgen zonder het telkens opnieuw te hoeven tellen.
* Giro: De verwijzing naar "de Giro" duidt op de Postcheque- en Girodienst, die in die tijd essentieel was voor het girale betalingsverkeer.
* Taalgebruik: Het gebruik van de 'genitief-n' ("van den desbetreffenden ambtenaar") en beleefdheidsvormen ("den Hr.") is kenmerkend voor de formele, ietwat archaïsche schrijfstijl van de vroege jaren '40.

De opmerking dat banderollen "sinds korten tijd" ook gedateerd worden, suggereert dat dit specifieke incident wellicht heeft bijgedragen aan een aanscherping van de interne controleprocedures om dergelijke onverklaarbare verschillen in de toekomst te voorkomen.