Officiële circulaire/brief van de Gemeente Amsterdam. 9 november 1939. Burgemeester van Amsterdam (namens deze), Afdeling Algemene Zaken. Hoofden van Diensten, Bedrijven en Administratiën van de gemeente Amsterdam. GEMEENTE AMSTERDAM [rechtsboven handgeschreven: wthr muller]

Afd. Algemeene Zaken
No. 119 A.Z. (Distr. 1939)
Bijlagen: 1
Amsterdam, 9 November 1939.

[Paars stempel:] № UA/110/3 M. 1939 10/11

MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD NAUWKEURIG HET NUMMER EN DE AFDEELING VAN DIT SCHRIJVEN TE VERMELDEN.

Verschillende ambtenaren van Uw dienst of bedrijf hebben in de afgeloopen maanden werkzaamheden verricht - of zullen deze in de toekomst wellicht nog verrichten - ten behoeve van den Distributiedienst dezer gemeente.

Ten einde een juist overzicht te verkrijgen van de kosten van dezen dienst, welke voor 85% door het Rijk zullen worden gedragen, is het noodzakelijk, dat in rekening worden gebracht de salarissen (verhoogd met sociale lasten) van bovenbedoelde ambtenaren gedurende de dagen (uren), welke zij voor den Distributiedienst werkzaam waren of nog zullen zijn.

Ik noodig U uit de desbetreffende rekening, maandelijks, voor het eerst per ultimo October 1939 bij den Leider van den Distributiedienst, Raadhuis, Kamer 35, in te zenden.

Op de rekening zal, per ambtenaar, vermeld moeten worden:
1. de naam van den ambtenaar;
2. de werkzaamheden, welke hij ten behoeve van den Distributiedienst heeft verricht (b.v. "contrôle stamkaarten", of "uitreiking Petroleumkaarten" enz.);
3. de dagen, waarop hij deze werkzaamheden heeft verricht;
4. het aantal dagen (uren), dat Uw dienst of bedrijf den ambtenaar voor deze werkzaamheden heeft afgestaan;
5. het in rekening te brengen bedrag.

De berekening van het in rekening te brengen bedrag moet geschieden volgens bijgevoegd schema.

De Burgemeester van Amsterdam,
[Handtekening, onleesbaar]

Aan Hoofden van Diensten,
Bedrijven en Administratiën.

[Rechtsonder handgeschreven paraaf: SA/ko] * Taal en Spelling: Het document is geschreven in het Nederlands van voor de spellinghervorming van 1947 (bijv. "algemeene", "dezen", "den").
* Inhoud: De brief instrueert gemeentelijke diensten hoe zij de kosten van personeel dat tijdelijk is uitgeleend aan de pas opgerichte Distributiedienst moeten declareren. Opvallend is dat de rijksoverheid 85% van deze kosten vergoedt.
* Administratieve vereisten: De declaratie moet gedetailleerd zijn per ambtenaar, inclusief een omschrijving van de taken (zoals controle van stamkaarten of uitreiking van petroleumkaarten).
* Status: Het document is een typisch voorbeeld van ambtelijke correspondentie uit de mobilisatietijd, waarbij de bureaucratische structuur voor de komende schaarste werd opgezet. Dit document dateert van november 1939, slechts twee maanden na het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog. Hoewel Nederland op dat moment nog neutraal was, was de Distributiedienst reeds geactiveerd om de rantsoenering van goederen in goede banen te leiden. Dit was nodig vanwege de haperende internationale handel en de noodzaak om voorraden te beheren.

De "stamkaart" waarnaar verwezen wordt, was het basisdocument dat iedere burger nodig had om distributiebonnen te verkrijgen. De vermelding van "Petroleumkaarten" duidt op de vroege schaarste aan brandstoffen. Het document toont aan hoe de gemeente Amsterdam haar interne organisatie aanpaste aan de oorlogsomstandigheden door personeel van reguliere diensten over te hevelen naar de distributie-taken, en hoe de financiële afwikkeling hiervan met het Rijk was geregeld.