Administratieve notitie / besluit (kantlijnnotitie). [Links boven:] 27/150/1

Bijgaand verzoek van de p.l.h.
M.J. S. van Rijn. Klerkkamer, kan m.i.
worden toegestaan, onder bepaling dat de
dochter assistente S. van Rijn oud 25 jaar ~~[waarnemend]~~
niet mag vervangen.

Tidore 21 Dec ’39

[Handtekening/Paraaf, mogelijk "Vrij"] * Inhoud: Het betreft een besluit van een hogere ambtenaar naar aanleiding van een verzoek van het Plaatselijk Hoofd (p.l.h.). Het verzoek van (of betreffende) M.J. S. van Rijn, werkzaam in de 'Klerkkamer' (schrijfkamer/kantoor), wordt goedgekeurd ("kan m.i. worden toegestaan").
* Voorwaarde: Aan de goedkeuring is een specifieke beperking verbonden. De dochter van de verzoeker, S. van Rijn (25 jaar oud en werkzaam als assistente), mag de betreffende persoon niet vervangen. Een eerder geschreven woord (waarschijnlijk "waarnemend") is doorgehaald om de bepaling te verscherpen: ze mag de functie onder geen beding waarnemen of vervangen.
* Terminologie:
* p.l.h.: Afkorting voor Plaatselijk Hoofd, een bestuursfunctie in het koloniale apparaat.
* Klerkkamer: De ruimte waar klerken (administratieve medewerkers) werkten.
* m.i.: Mijns inziens. Het document dateert van vlak voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog in de Pacific (december 1939). Het geeft een inkijkje in de strikte hiërarchie en de personeelsregels binnen het Nederlandse koloniale bestuur in de Molukken (Tidore).

De bepaling dat de dochter niet mag vervangen, wijst waarschijnlijk op het voorkomen van nepotisme of op specifieke regels omtrent kwalificaties voor waarneming van functies binnen de klerkkamer. Het feit dat zowel vader (of familielid) als dochter in dezelfde administratieve eenheid werkten, was blijkbaar aanleiding voor deze expliciete beperking. S. van Rijn