Administratief voorblad of geleidebiljet ("Bijblad"). [Kader linksboven, voorgedrukt met handgeschreven aanvullingen]
BIJBLAD VAN:
M. No. 24/21/1 1940
DOORGEZONDEN: 12/9 - '40.

[Handgeschreven tekst rechtsboven]
Chs. de Vrede 626
ter kennisneming
4-9-'40
de Haan

[Handgeschreven tekst midden rechts]
Gezien.
9/9 '40
[Paraaf]

[Handgeschreven tekst rechtsonder]
opb. 16/9 '40.
[Paraaf]

[Voorgedrukte voetnoot linksonder]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Functie: Dit document dient als registratie- en routeformulier voor een dossier ("Bijblad"). Het houdt bij wie het document heeft ontvangen, wanneer het is ingezien en wanneer het is gearchiveerd.
* Procedureverloop:
1. Op 4 september 1940 wordt het document door ene 'de Haan' verzonden naar Charles de Vrede (waarschijnlijk een ambtenaar bij Algemene Zaken of Buitenlandse Zaken) ter kennisneming.
2. Op 9 september 1940 is het stuk gezien en geparafeerd.
3. Op 12 september 1940 is het stuk formeel doorgezonden (volgens de stempel/invulveld links).
4. Op 16 september 1940 is het stuk "opgeborgen" (opb.), wat betekent dat de actie is afgerond en het document in het archief is geplaatst.
* Vormkenmerken: Het gebruik van "Model No. 14" duidt op een gestandaardiseerde werkwijze binnen de rijksadministratie. De cijferreeks onderaan (10.000-10-1937) wijst op een drukopdracht van 10.000 exemplaren in oktober 1937. * Historische periode: De data (september 1940) vallen in de vroege periode van de Duitse bezetting van Nederland. De Nederlandse administratie bleef in deze fase grotendeels volgens de bestaande vooroorlogse procedures functioneren.
* Charles de Vrede: Charles Louis de Vrede was een bekend figuur binnen de Nederlandse diplomatieke en ambtelijke wereld. Hij was onder andere werkzaam bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken en betrokken bij de opvang van vluchtelingen en diplomatieke koeriersdiensten.
* Ministerie van Algemeene Zaken: In deze periode was dit ministerie nauw verweven met het bureau van de Secretaris-Generaal, dat onder de bezetter de dagelijkse leiding van de administratie voortzette. Dit type formulier is kenmerkend voor de zorgvuldige, bijna bureaucratische dossiervorming die destijds gebruikelijk was. M. No