Administratieve notitie / Instructie 26 oktober 1939 [Rechtsboven:]
n.i. Th. Reversé
de Haas

[Midden:]
Opdracht Wethouder

In het vervolg moet in ieder strafvoorstel
vermeld worden of reeds eerder al of niet
een straf is opgelegd (door ons of
door B. en W.).

A'dam 26 Oct. ’39. [Signatuur:] D de Haas

[Onderaan, stempels en aantekeningen:]
No 77/74/1 M. 1339 [handgeschreven:] 26/10
H. Velthuis
Gezien 27/10 '39 [Signatuur]
Gezien 30-10-39 [Signatuur:] de Haas * Inhoud: Het document betreft een officiële dienstorder betreffende de disciplinaire procedures binnen het Amsterdamse gemeenteapparaat. De wethouder draagt op dat bij elk toekomstig voorstel voor een strafmaatregel expliciet de "strafrechtelijke" historie van de betrokken ambtenaar vermeld moet worden.
* Administratieve terminologie:
* Strafvoorstel: Een formeel voorstel voor een disciplinaire maatregel tegen een ambtenaar.
* B. en W.: Afkorting voor het College van Burgemeester en Wethouders.
* Gezien: Een standaard administratieve aantekening die bevestigt dat een stuk gelezen is door de betreffende functionaris op de genoemde datum.
* Schrift: Het document is geschreven in een vlot, lopend cursiuvelijk schrift dat kenmerkend is voor de Nederlandse administratie van de vroege 20e eeuw. De tekst is goed leesbaar en getuigt van een zakelijke toon. Dit document stamt uit oktober 1939, een periode van verhoogde paraatheid en administratieve discipline in Nederland, vlak voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog voor Nederland. Het getuigt van de bureaucratische zorgvuldigheid van de gemeente Amsterdam. De instructie om eerdere straffen te vermelden wijst op het belang van recidive bij het bepalen van nieuwe sancties. De routing van het document langs verschillende personen (Velthuis, De Haas) laat zien hoe instructies binnen de hiërarchie werden verspreid en vastgelegd. De afkorting "n.i." bovenaan zou kunnen staan voor "naar instructie" of een interne verwijzing naar een dossier of persoon. D. de Haas H. Velthuis Gemeente Amsterdam