Dienstbrief / Circulaire van de Gemeente Amsterdam. 30 mei 1940. De Burgemeester van Amsterdam (Willem de Vlugt). [Stempel/notities linksboven:]
№ 1/46/
[Stempel:] M. 1940 31/5
[Geparafeerd:] r/s

GEMEENTE AMSTERDAM

Afd. Algemeene Zaken.
No. 100/1-1940.

[Handgeschreven notitie in rood potlood/pen:]
meder nl
Hr. Sigma [?]
Hr. Broerse . zie

Amsterdam, 30 Mei 1940.

[Kadertekst rechts:]
MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD
NAUWKEURIG HET NUMMER EN DE AFDEELING
VAN DIT SCHRIJVEN TE VERMELDEN.

Hiermede heb ik de eer U mede te deelen, dat Burgemeester en Wethouders het gewenscht achten, het contact van de diverse ambtelijke gemeentelijke instanties met de Duitsche autoriteiten centraal te regelen.

Ingesteld is door mij een commissie, bestaande uit de heeren: Jhr. Ir. J.E. van Heemskerck van Beest, Stadsingenieur, K.H. Broekhoff, wnd. Hoofdcommissaris van Politie en Mr. J.F. Franken, Hoofd der afdeeling Algemeene Zaken, welke commissie belast wordt met het voeren van dit contact en ten aanzien van financiëele aangelegenheden met de afdeeling Financiën overleg zal plegen.

In verband hiermede gelden de volgende regelen:
1. Indien U ten aanzien van eenige aangelegenheid, Uw diensttak rakende, contact met de Duitsche autoriteiten behoeft, gelieve U zich tevoren tot de Commissie te wenden;
2. De Commissie beoordeelt op welke wijze de bespreking zal worden gevoerd, n.l. door een of meer harer leden, al of niet met Uw bijstand, dan wel door U alleen, op haar introductie;
3. Voor het geval de Duitsche autoriteiten besprekingen met U verlangen, dient U zich, in eenigszins belangrijke gevallen, tevoren met de Commissie te verstaan en haar in elk geval steeds den inhoud der besprekingen mede te deelen;
4. Het adres der Commissie is ten Stadhuize, kamer 33; secretaris is Mr. J.P. Barth.

Ten slotte moge ik U verzoeken ten spoedigste aan de Commissie mededeeling te doen van eventueel reeds gevoerde besprekingen.

De Burgemeester van Amsterdam,

[Handtekening: W. de Vlugt]

Aan Hoofden van Diensten,
Bedrijven en Administratiën. * Administratieve controle: De brief getuigt van een poging van het Amsterdamse stadsbestuur om de controle te behouden over de communicatie met de bezetter. Door één commissie aan te wijzen, wilde men voorkomen dat verschillende diensten tegenstrijdige afspraken zouden maken of dat de bezetter verdeel-en-heers tactieken kon toepassen.
* Samenstelling commissie: De commissie bevat zwaargewichten: de stadsingenieur, de (waarnemend) hoofdcommissaris van politie en het hoofd algemene zaken. Dit onderstreept het belang dat aan deze coördinatie werd gehecht.
* Toon: De toon is strikt ambtelijk en zakelijk, kenmerkend voor de vroege fase van de bezetting waarin de Nederlandse administratie trachtte "normaal" door te functioneren onder de nieuwe machtsverhoudingen.
* Handgeschreven notities: De rode aantekening verwijst mogelijk naar ambtenaren die betrokken moesten worden of de circulaire moesten inzien (zoals de genoemde Hr. Broerse, die overigens ook in de tekst zelf genoemd wordt). Deze brief is geschreven op 30 mei 1940, slechts twee weken na de Nederlandse capitulatie (15 mei 1940). Het is een cruciaal historisch document dat de beginfase van de bezetting in Amsterdam markeert.

Burgemeester Willem de Vlugt probeerde in deze periode de gemeentelijke organisatie intact te houden. De oprichting van deze commissie was een directe reactie op de aanwezigheid van Duitse functionarissen in de stad die onmiddellijk eisen begonnen te stellen aan het gemeentelijk apparaat.

Opmerkelijk is de naam van K.H. Broekhoff, de waarnemend hoofdcommissaris van politie. Hij zou gedurende de oorlog een complexe rol spelen; enerzijds als onderdeel van het bestuur dat de orde moest handhaven, anderzijds geconfronteerd met de steeds radicalere eisen van de bezetter. Burgemeester De Vlugt zelf zou uiteindelijk in maart 1941 door de Duitsers worden ontslagen na de Februaristaking en de daaropvolgende maatregelen tegen het Joodse deel van de bevolking.