12 november 1940. De Burgemeester van Amsterdam (Edward Voûte trad kort hierna officieel aan, maar trad in deze periode al vaak op als loco-burgemeester of namens het college). Hoofden van Administratiën, Bedrijven en Diensten van de gemeente Amsterdam. [Linksboven in rood potlood:] w/v?

GEMEENTE AMSTERDAM

No. 100/227 A.Z.1940. [Tab] Amsterdam, 12 November 1940.

[Stempel links:] Nº 1/46/2 M. 1940 [Met handgeschreven toevoeging:] 13/11

[Rechtsboven voorgedrukte tekst:]
MEN WORDT VERZOCHT BIJ HET ANTWOORD
NAUWKEURIG HET NUMMER VAN DIT SCHRIJVEN
EN DE AFDEELING TE VERMELDEN.

[Handgeschreven aantekening in de marge:] Cy / m. H. Segerius / [onleesbaar]

Bij mijn schrijven van 30 Mei 1940, afdeeling Algemeene
Zaken, No. 100/1-1940, deed ik mededeeling van de instelling der
z.g. Contactcommissie met de Duitsche autoriteiten. In dit
schrijven werden o.m. de volgende regelen aangegeven.

1. Indien U ten aanzien van eenige aangelegenheid, Uw diensttak
   rakende, contact met de Duitsche autoriteiten behoeft, ge-
   lieve U zich te voren tot de Commissie te wenden;
2. De Commissie beoordeelt, op welke wijze de bespreking zal
   worden gevoerd, n.l. door een of meer harer leden, al of niet
   met Uw bijstand, dan wel door U alleen, op haar introductie;
3. Voor het geval de Duitsche autoriteiten besprekingen met U
   verlangen, dient U zich, in eenigszins belangrijke gevallen,
   te voren met de Commissie te verstaan en haar in elk geval
   steeds den inhoud der besprekingen mede te deelen.

Wijl gebleken is, dat niet alle Hoofden van Administratiën,
Bedrijven en Diensten bedoelde regelen geheel in acht hebben
genomen, wordt U het bovenstaande hierbij nadrukkelijk in herin-
nering gebracht.

Het Adres der Commissie is thans: Mr. J. Wiethoff, kamer 33,
ten Stadhuize.

EL [Tab] De Burgemeester,
[Ondertekening, vermoedelijk E.J. Voûte]

AAN
Hoofden van Administratiën,
Bedrijven en Diensten. Deze circulaire heeft een streng instructief karakter. De essentie van het document is het centraliseren van alle communicatie tussen het Amsterdamse ambtenarenapparaat en de Duitse bezetter.

De tekst valt op door de zakelijke, ambtelijke toon die typerend is voor de eerste oorlogsmaanden. Er wordt verwezen naar een eerdere instructie van kort na de capitulatie (30 mei 1940). Het feit dat deze herinnering nodig is ("Wijl gebleken is, dat niet alle Hoofden [...] bedoelde regelen geheel in acht hebben genomen"), wijst erop dat sommige afdelingshoofden op eigen initiatief met de Duitsers onderhandelden of contacten onderhielden, wat het centrale bestuur (het college van B&W) ongewenst vond.

De drie punten stellen vast dat:
1. Contact altijd vooraf moet worden aangevraagd.
2. De commissie de vorm van het contact bepaalt (regierol).
3. Onverwachte verzoeken van Duitse zijde direct moeten worden gemeld en de inhoud moet worden gerapporteerd.

Het document illustreert de poging van het lokale bestuur om de controle over de ambtelijke organisatie te behouden in een situatie van bezetting. Dit document dateert van november 1940, een half jaar na de inval. Nederland bevond zich in de beginfase van de bezetting, waarin de Duitsers nog probeerden de Nederlandse overheidsstructuren intact te laten en "vriendschappelijk" aan te sturen (de zogeheten 'fluwelen handschoen'-periode).

De genoemde "Contactcommissie" was essentieel om te voorkomen dat verschillende diensten tegen elkaar uitgespeeld werden door de bezetter. Mr. J. Wiethoff, naar wie verwezen wordt, was een belangrijke ambtenaar in de Amsterdamse administratie.

Hoewel de brief is ondertekend "De Burgemeester", bevond het Amsterdamse bestuur zich in een overgangsfase. Willem de Vlugt was formeel nog burgemeester, maar trad begin 1941 af wegens gewetensbezwaren tegen anti-Joodse maatregelen. De handtekening op dit document vertoont sterke gelijkenis met die van Edward Voûte, die in maart 1941 officieel als regeringscommissaris/burgemeester werd aangesteld door de Duitsers, maar daarvoor al een prominente rol speelde in het contact met de bezettingsautoriteiten. De brief markeert het proces van verstrakking van de regie binnen de gemeente onder de nieuwe politieke realiteit.