Administratief begeleidingsformulier (bijblad) voor archivering en distributie. [Kader linksboven]
B IJ B L A D V A N :
M. No. I/81/1 1940
DOORGEZONDEN: 2/9

[Grote handtekening/naam in het midden]
v. Hees [?]

[Rechtsboven]
Spoed
1x Hr. v. Moerkerken e.a.
1x Hr. Vrij e.a.
1x Hr. Wolff e.a.
1x Hr. Limburg e.a.
ter kennisneming.
1-10-’40
deHaas.

[Rechts midden]
idem.
1x Hr. de Vries e.a.
(Amstelveld)
1x Hr. Dijkema e.a.
(Mosplein)
1-10-’40
deHaas.

[Rechtsonder]
Afschriften voor
dezen gemaakt.
2/10 ’40
[Paraaf]

[Midden onder]
Hr. Stam
ter kennisneming
en gevolg geving.
Gezien. [Handtekening]
4-10-’40.

[Voetnoot links]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 * Administratieve proces: Dit document dient als een verzendlijst of 'bijblad' bij een hoofddocument (geregistreerd onder nummer I/81/1). Het toont hoe informatie binnen een organisatie werd verspreid. De ambtenaar "deHaas" geeft op 1 oktober instructies voor distributie aan diverse personen (waarschijnlijk afdelingshoofden of functionarissen).
* Urgentie: De aanduiding "Spoed" bovenaan geeft aan dat de inhoud van het bijbehorende document prioriteit had.
* Locaties: De toevoegingen "(Amstelveld)" en "(Mosplein)" suggereren dat de betreffende heren werkzaam waren op specifieke locaties in Amsterdam, wat wijst op een gemeentelijke context.
* Actie: Terwijl de meeste personen het document enkel "ter kennisneming" ontvangen, krijgt "Hr. Stam" op 4 oktober de aanvullende instructie "en gevolg geving", wat betekent dat hij actie moet ondernemen naar aanleiding van het document. * Tijdsgewricht: De data (1 tot 4 oktober 1940) plaatsen dit document in de vroege fase van de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. In deze periode draaide de Nederlandse civiele administratie grotendeels door onder toezicht van de bezetter.
* Organisatie: Het formulier "Alg. Zaken Model No. 14" is een standaard kantoorformulier uit die tijd. De drukgegevens onderaan (10.000 exemplaren in oktober 1937) laten zien dat dit type papierwerk al voor de oorlog in gebruik was.
* Archivaris-notitie: De namen (v. Moerkerken, Vrij, Wolff, Limburg, de Vries, Dijkema, Stam) kunnen in combinatie met het dossiernummer I/81/1 helpen bij het identificeren van de specifieke kwestie of afdeling waar dit document betrekking op heeft in grotere archieven (zoals het Stadsarchief Amsterdam). M. No Gemeente Amsterdam