Administratief formulier / Bijblad (omslagvel). 18 maart 1940. [In kader linksboven, gedrukt en handgeschreven]
B I J B L A D / V A N :
M. No. 4 / 2 / 1 1940
DOORGEZONDEN: 18/3 - '40.

[Rechtsboven, handgeschreven in inkt]
G. H. [onleesbaar, mogelijk 'Sima'] [doorgehaald met rood krijt/potlood]
.. Müller

[Rechtsboven, kleine ronde stempel onder de namen]
(Monogram, mogelijk 'EM')

[Linksonder, gedrukt in kleine letters]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een officieel "Bijblad" van de Nederlandse rijksoverheid, specifiek van het Ministerie van Algemene Zaken. Een bijblad werd gebruikt als omslag of begeleidend schrijven om extra stukken aan een bestaand dossier (M. No. 4/2/1) toe te voegen.

• Datering: Het document is op 18 maart 1940 doorgezonden, minder dan twee maanden voor de Duitse inval in Nederland.
• Administratieve sporen: De aantekeningen rechtsboven duiden op de behandeling door specifieke ambtenaren. De naam "Müller" is duidelijk zichtbaar. De rode streep door de bovenste naam is een typisch archiefkenmerk om aan te geven dat een actie is voltooid of een verantwoordelijkheid is overgedragen.
• Drukgegevens: De code linksonder ("10.000-10-1937-1016") onthult dat dit formulier (Model No. 14) is gedrukt in oktober 1937 in een oplage van 10.000 stuks. In de periode direct voorafgaand aan de Tweede Wereldoorlog was het Ministerie van Algemene Zaken de spil van de Nederlandse bureaucratie, direct vallend onder de Voorzitter van de Ministerraad (destijds Dirk Jan de Geer). Dergelijke documenten zijn vaak terug te vinden in dossiers betreffende de mobilisatie, overheidscommunicatie of de voorbereiding op de staat van beleg. Het dossiernummer 4/2/1 zou in een specifiek archiefinventaris (zoals dat van de Rijksvoorlichtingsdienst of het Kabinet van de Minister-President) naar het exacte onderwerp van dit bijblad kunnen leiden. M. No