Typoscript (vermoedelijk een doorslag op dun papier). 9 juli 1940. De Directeur (van een niet nader genoemde gemeentelijke of overheidsdienst). [Handgeschreven, schuin:] extra

den Heer Wethouder
voor de Levensmiddelen,
A l h i e r .

4/5/6 M. diverse 9 Juli 1940

In bijlage dezes heb ik de eer U de mij met Uw kant-brief d.d. 7 Juni jl. gezonden begrootingen betreffende mijn dienst terug te zenden onder mededeeling, dat deze zijn gecorrigeerd.

De Directeur, Het document is een korte, formele begeleidingsbrief bij het terugsturen van gecorrigeerde begrotingen. De directeur van een specifieke dienst reageert op een eerdere brief (kant-brief) van de Wethouder voor de Levensmiddelen van 7 juni 1940.

De toon is uiterst hoffelijk en ambtelijk ("heb ik de eer U..."). Het referentienummer "4/5/6 M." en de aanduiding "diverse" wijzen op een gestructureerde archivering binnen het betreffende departement. De term "Alhier" duidt erop dat de afzender en de geadresseerde zich in dezelfde gemeente bevinden. De datum van het document, 9 juli 1940, is saillant: dit is minder dan twee maanden na de Nederlandse capitulatie aan nazi-Duitsland. De functie van "Wethouder voor de Levensmiddelen" was in deze periode van cruciaal belang vanwege de op handen zijnde schaarste en de organisatie van de distributie (voedselbonnen).

Hoewel de bezetting was begonnen, draaide de civiele administratie van Nederlandse gemeenten in deze vroege fase grotendeels door volgens de bestaande bureaucratische procedures. Dit document getuigt van de voortzetting van de reguliere begrotingscyclus en ambtelijke correspondentie tijdens de eerste maanden van de bezetting.