Extract uit het Boek der Besluiten van Burgemeester en Wethouders van Amsterdam. Vrijdag, 19 april 1940. [Handgeschreven linksboven:] T 417 Km 1940
[Handgeschreven links:] Mkt r m
[Handgeschreven rechtsboven:] Marktn
[Handgeschreven rechtsboven:] Gezien [handtekening Wha?]
[Stempel/Kenmerk midden boven:] Nº 4 / 10 / / M.1940
[Handgeschreven rechts van stempel:] 30 / 4

Vaststelling van den staat, aangevende welke afdeeling of dienst verantwoordelijk is voor elk nummer der begrooting voor het dienstjaar 1940.

No.529/20.3 Fin.1940.

E x t r a c t

uit het Boek der Besluiten van
Burgemeester en Wethouders van Amsterdam.
Vrijdag, 19 April 1940.

De Wethouder voor de Financiën deelt aan de vergadering mede:
dat in het besluit van Burgemeester en Wethouders van 6 Januari 1905, No.468, o.m. is bepaald, dat ten opzichte van elk nummer of, voor zooveel noodig, van elk artikel van een nummer, of onderdeel van dat artikel, voorkomende op de begrooting der gewone uitgaven, zal worden aangegeven, welke afdeeling of welke dienst verantwoordelijk is voor de overschrijding van het bedrag van den post, onder het nummer, artikel of onderdeel daarvan toegestaan,
dat, na genoemd besluit, n.l. bij de wet van 30 December 1909, Staatsblad No. 416, wijziging is gebracht in de bepalingen der Gemeentewet betreffende het geldelijk beheer, door opneming van art.114 bis (thans 122), dat den Gemeenteraad de bevoegdheid geeft ter zake van met name aangewezen inkomsten en betalingen andere regelen te stellen dan in de artikelen 113 en 114 (thans 120 en 121) der Gemeentewet zijn opgenomen,
dat de Gemeenteraad, laatstelijk bij zijn besluit van 2 Maart 1932 van die bevoegdheid gebruik heeft gemaakt, o.a. door vaststelling van "Regelen krachtens art. 122 der Gemeentewet bij diverse takken van dienst", waarbij tevens is vastgesteld een staat, waarin zijn vermeld de uitgaven, waarvan de betaling in afwijking van art. 121 der Gemeentewet zal plaats hebben en waarin, voor elk der genoemde uitgaven, een beheerder in den zin van genoemde "Regelen" is aangewezen, (Gemeenteblad 1932, afd. 3, Volgnummer 19 en Gemeenteblad 1938, afd.3, Volgnummer 97),
dat sedert de vaststelling van vorenbedoelden staat, voorloopige voorzieningen zijn getroffen bij besluiten van Burgemeester en Wethouders van 9 Februari 1940, No. 170/20.3 Fin.1940 en 22 Maart 1940, No.385/20.3 Fin. betreffende onderscheidenlijk het Bureau voor Propaganda en Vreemdelingenverkeer en het Distributiebureau,
dat in genoemde "Regelen" voorschriften zijn opgenomen betreffende de aansprakelijkheid van beheerders van volgnummers der begrooting van uitgaven waarvan hun het beheer is opgedragen,
dat vorengenoemd besluit van Burgemeester en Wethouders van 6 Januari 1905 No. 468, voor zooveel betreft de volgnummers der begrooting van uitgaven waarvoor een beheerder is aangewezen, derhalve zijn kracht heeft verloren,
dat ten gevolge van nieuwe posten in de begrooting, de staat behoorende bij bovengenoemde "Regelen" niet volledig meer is,
dat derhalve thans enkel nog ten aanzien van de volgnummers der begrooting van uitgaven voor 1940 welke niet in den staat, behoorende bij bovengenoemde "Regelen", zooals deze voorloopig bij bovengenoemde besluiten van Burgemeester en Wethouders is aangevuld, zijn opgenomen, bepaald behoort te worden, welke afdeeling of dienst verantwoordelijk is voor het bedrag van den post, onder het nummer, artikel of onderdeel daarvan toegestaan,
dat het tevens wenschelijk is geen onzekerheid te laten bestaan omtrent de verantwoordelijkheid voor ontvangst- en uitgaafposten, waarvan het gebruikelijk is ze buiten de begrooting te behandelen, de z.g. "buitenrekeningposten".
Op zijn voorstel wordt door de vergadering besloten tot vaststelling van den door hem overgelegden staat, aangevende voor zoover noodig, de afdeeling of den dienst, die verantwoordelijk wordt gesteld voor elk nummer en eventueel voor elk artikel of onderdeel daarvan, behoorende tot de begrooting der uitgaven voor het dienstjaar 1940 en van de ontvangsten en uitgaven der z.g. "buitenrekeningposten".

Afschrift van dit besluit,met bijbehoorenden staat, zal worden gegeven aan de afdeeling Financiën (10 stuks), en voorts aan alle overige afdeelingen der Gemeentesecretarie, alsmede aan het Bureau Gemeentesecretaris (5 stuks), den Gemeenteontvanger en het Pensioenbureau.

EL [linksonder]

Voor eensluidend extract,
de Secretaris,

(get.) VAN LIER.

[Handgeschreven rechtsonder:] 4 Dit document is een formeel besluit van het Amsterdamse college van Burgemeester en Wethouders (B&W) betreffende de administratieve verantwoording van de gemeentebegroting voor het jaar 1940. De kern van het besluit is het vastleggen van een 'staat' (een lijst), waarin exact wordt aangewezen welke specifieke gemeentelijke afdeling of dienst verantwoordelijk is voor elk individueel begrotingsnummer.

Het document fungeert als een juridische onderbouwing en herziening van eerdere besluiten (teruggaand tot 1905). De noodzaak voor dit nieuwe besluit kwam voort uit:
1. Wetswijzigingen: Aanpassingen in de Gemeentewet (art. 122).
2. Onvolledigheid: De bestaande lijsten waren niet meer actueel door de toevoeging van nieuwe begrotingsposten.
3. Transparantie: Het wegnemen van onduidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor de zogenaamde "buitenrekeningposten" (posten die buiten de reguliere begroting vallen).

Het besluit is getekend (in kopie) door de Secretaris, Van Lier. De datum van het document, 19 april 1940, is historisch zeer relevant. Het is slechts drie weken voor de Duitse inval in Nederland (10 mei 1940). Het document toont de 'business as usual' van het Amsterdamse stadsbestuur in de laatste weken van de neutraliteit, maar bevat ook subtiele aanwijzingen van de naderende oorlogsdreiging.

In de tekst wordt specifiek verwezen naar besluiten van februari en maart 1940 betreffende het "Distributiebureau". De oprichting en administratieve inkadering van dit bureau wijzen op de voorbereidingen die Nederland trof voor de schaarste die een gewapend conflict met zich mee zou brengen. Terwijl het bestuur zich enerzijds bezighield met de dagelijkse bureaucratische controle over begrotingsposten, werden tegelijkertijd de structuren voor een oorlogseconomie (zoals distributie van goederen) formeel vastgelegd in de gemeentelijke organisatie.