Ambtelijk bijblad/begeleidend schrijven (Model No. 14, Algemene Zaken). Augustus 1940. Onbekend (vermoedelijk een administratieve afdeling binnen een gemeentesecretarie of Openbare Werken). [Kader linksboven - stempel met handgeschreven toevoeging]
BIJBLAD VAN:
M. No. 57 / 125 / 1 / 1940
DOORGEZONDEN: 19/8-1940

[Rechtsboven]
Dir. Gem. Bouw- en
Woningtoezicht

[Hoofdtekst - handgeschreven]
Naar aanleiding van Uw brief
d.d. 17 Augustus jl. no. 2069 G.W. 1940, heb
ik de eer U in bijlage dezes ~~de~~ door U gezonden
lijst, ~~waarin~~ ~~voor~~ de vereischte ~~veranderingen~~
zijn aangebracht weder te doen terugzenden.
D.D.

[Gecirkelde tekst linksonder]
Mr. Graaf!
Kan dit zoo of
moeten we een
geheel nieuwe lijst
maken?

[Tekst rechtsonder, met pijl wijzend naar bovenstaande cirkel]
Op lijst zelf netjes aantekenen
(bijv. met inkt); met
de potloodnotities.
26-8-'40
[onleesbare paraaf]

[Onderaan midden, in rood potlood geschreven]
20/8/1940 37 / 125 / 2 M

[Voetnoot linksonder]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016

--- Het document is een voorbeeld van interne gemeentelijke correspondentie uit de vroege bezettingsperiode. Het betreft een reactie op een brief van 17 augustus 1940 betreffende een lijst (mogelijk een lijst van panden, schade-opnames of vergunningen) die ter correctie was opgestuurd.

Opvallende kenmerken:
1. Redactie: De hoofdtekst vertoont verschillende doorhalingen, wat erop wijst dat de schrijver zijn formulering tijdens het schrijven aanpaste of dat het een conceptversie betreft op een standaardformulier.
2. Interne communicatie: De gecirkelde vraag aan "Mr. Graaf" toont de informele, pragmatische kant van de bureaucratie. Er wordt getwijfeld of een document "zo" kan blijven of dat een nette versie noodzakelijk is.
3. Instructie: De repliek van 26 augustus 1940 geeft een duidelijke instructie: de wijzigingen die in potlood op de lijst stonden, moeten definitief worden gemaakt met inkt op de lijst zelf. Dit getuigt van een streven naar efficiëntie ("geen nieuwe lijst maken").
4. Administratie: De diverse stempels en referentienummers (57/125/1 en 37/125/2 M) duiden op een strikte dossiervorming en archivering.

--- Het document dateert van enkele maanden na de Nederlandse capitulatie in mei 1940. Hoewel de Duitse bezetting was begonnen, bleef het Nederlandse civiele bestuur grotendeels op de oude voet doorwerken. Het "Gemeentelijk Bouw- en Woningtoezicht" had in deze periode de handen vol aan de administratie rondom oorlogsschade en de eerste aanzetten tot wederopbouw.

De archaïsche taal ("heb ik de eer U...") en het gebruik van vooroorlogse formulieren (gedrukt in 1937) zijn typerend voor de continuïteit van de ambtenarij in de vroege oorlogsjaren. De vermelding "G.W. 1940" in de referentie duidt waarschijnlijk op de afdeling Gemeentewerken. De exacte gemeente wordt niet vermeld, maar de structuur wijst op een grotere stad (zoals Rotterdam, Amsterdam of Den Haag) waar Bouw- en Woningtoezicht een aparte directie vormde. M. No