Handgeschreven ambtelijke brief/notitie. Amsterdam, 8 april 1942. [In de linkermarge, in rode inkt en dubbel onderstreept]:
spoed
heden

[Rechtsboven]:
A'dam, 8/4 '42

[Midden boven]:
den heer Bur.
v. A'dam
8/4/42/H8

[Tekst]:
Naar aanleiding van den
brief van Uw secretaris d.d.
2 dezer No 219 P.S.B. 1942
heb ik de eer U onderstaand
een opgave te doen toekomen
van den aardappelvoorraad
te A'dam op 28 Maart jl.;
de aanvoer in de week
van 30 Maart – 4 April 42;
de aflevering [met boven de regel toegevoegd: en verstrekkingen] aan den klein-
handel in deze week en
de boekvoorraad op 4
April jl. des avonds.

[gevolgd door een rode paraaf] Het document is een formele ambtelijke mededeling gericht aan de Burgemeester van Amsterdam. De schrijver reageert op een eerder verzoek van het secretariaat (gedateerd 2 april) om specifieke cijfers betreffende de aardappelvoorziening te overleggen.

De brief kondigt een bijbehorende (hier niet zichtbare) opgave aan die vier punten beslaat:
1. De fysieke voorraad op 28 maart 1942.
2. De nieuwe aanvoer in de week die daarop volgde.
3. De distributie naar de detailhandel ("kleinhandel") inclusief andere verstrekkingen.
4. De resterende administratieve voorraad ("boekvoorraad") aan het einde van die week.

Opvallend is de rode aantekening "spoed heden" in de kantlijn, wat aangeeft dat de informatievoorziening over voedselvoorraden in deze periode een zeer hoge prioriteit had. Dit document dateert van april 1942, midden in de Duitse bezetting van Nederland tijdens de Tweede Wereldoorlog. De voedselvoorziening was in deze periode een kritiek punt van zorg voor het stadsbestuur. Aardappelen waren het basisvoedsel voor de bevolking, maar de schaarste nam toe door vorderingen van de bezetter en logistieke problemen.

De afkorting "P.S.B." in het referentienummer verwijst waarschijnlijk naar het "Provinciaal Secretariaat voor de Bevoorrading" of een aanverwante distributie-instantie. Het nauwkeurig bijhouden van voorraden en aanvoer was essentieel voor het functioneren van het distributiestelsel (de bonnenkaarten). Dergelijke documenten geven inzicht in de bureaucratische controle die nodig was om de stad Amsterdam in oorlogstijd te blijven voeden.