Administratief bijblad of dossiernotitie op een standaardformulier. [Linksboven in kader/stempel]:
BIJBLAD VAN:
M. No. 46a/523/2 1942
DOORGEZONDEN: 19/8

[Rechtsboven]:
884

[Handgeschreven tekst centraal]:
Ongev. p. 21 of 27 Aug.
Had Mo opbellen
en beslissing meedeelen
[paraaf] 24/8 42

Bedankt voor voordracht.
[paraaf] 24/8 42

thans weer in
de verdeeling opgenomen
[paraaf] IX '42

[Linksonder in druk]:
Alg. Zaken-Model No. 14
14333-1000-7-'41-1727 Het document is een typisch voorbeeld van ambtelijke correspondentie en dossiervorming tijdens de Tweede Wereldoorlog in Nederland. Het formulier zelf is gedrukt in 1941 (zie code onderaan) en in 1942 in gebruik genomen voor dossier 46a/523/2.

De handgeschreven notities volgen een chronologisch proces:
1. Eerste notitie (24-08-1942): Verwijst naar een eerdere datum (ongeveer 21 of 27 augustus) en bevat de instructie of bevestiging dat "Mo" (mogelijk een afkorting voor een afdeling of een specifieke functionaris) opgebeld is om een genomen besluit door te geven.
2. Tweede notitie (24-08-1942): Een korte bevestiging van ontvangst en bedankje voor een "voordracht". Een voordracht duidt in deze context meestal op een nominatie voor een functie of een formeel beleidsvoorstel.
3. Derde notitie (september 1942): De melding dat een zaak of persoon "thans weer in de verdeeling opgenomen" is. De term "verdeeling" (oude spelling) wijst in deze periode vaak op de distributie van goederen of de indeling van personele middelen binnen de bureaucratie.

De taal is zakelijk en maakt gebruik van de destijds geldende spelling (bijv. "meedeelen" en "verdeeling" met dubbele klinkers). In augustus en september 1942 was de Nederlandse administratie volledig ondergeschikt aan het Duitse bezettingsbestuur (onder Seyss-Inquart). Hoewel de structuren van de ministeries (zoals Algemene Zaken) bleven bestaan, werden ze ingezet voor het beheer van de schaarste-economie en de uitvoering van verordeningen. De term "verdeeling" is in dit jaar beladen; het kan simpelweg gaan over de toewijzing van kantoormiddelen, maar ook over de complexe logistiek van de Rijksdienst voor de Voedselvoorziening of andere distributie-organen die in 1942 onder grote druk stonden door de toenemende tekorten. De parafen onder de verschillende notities tonen de hiërarchische afhandeling binnen een afdeling aan. M. No