Dienstmededeling/brief betreffende jaarovergang en betalingstermijnen. 12 december 1940. Het Girokantoor der Gemeente Amsterdam. Afdeling Marktwezen (Rekening 76). No 10/54/1 M. 1940 13/12

HET GIROKANTOOR DER
GEMEENTE AMSTERDAM.
O.Z. Voorburgwal 274
Amsterdam-(C).

Amsterdam, 12 December 1940
G.R. 1805/451.

AAN
REK. 76
MARKTWEZEN

In verband met de kortere werkgelegenheid door de verduisteringsvoorschriften is het dringend gewenscht, dat de giro-opdrachten - crediteurenlijsten inbegrepen - welke nog deze maand moeten worden behandeld, reeds vóór de Kerstdagen in het bezit van het Girokantoor zijn.

Het is verder noodzakelijk, dat de giro-opdrachten, die niet voor vervroegde behandeling vatbaar zijn, het Girokantoor via de afdeeling Financiën bereiken uiterlijk Maandag 30 December 1940 om 11 uur 's-morgens. Ik roep echter Uw medewerking in om in deze bijzondere tijdsomstandigheden opeenhooping van werk in de laatste dagen van het jaar te voorkomen en de girobetalingen zooveel mogelijk vóór de Kerstdagen te doen verrichten.

Enkelvoudige biljetten, welke na Maandag 30 December 1940 nog beslist in 1940 moeten worden behandeld, verzoek ik U te voorzien van de met roode inkt geschreven woorden:

Nog te behandelen in 1940.

Om de bedoeling duidelijk aan te geven, wordt hieraan toegevoegd, dat dit zeer enkele posten, bijv. één of twee, mogen zijn. Deze biljetten moeten via de afdeeling Financiën uiterlijk op Dinsdag 31 December 1940 om half elf bij het Girokantoor worden ingezonden. Deze opdrachten dienen slechts uitzonderingsgevallen te zijn en geen betrekking te hebben op crediteurenlijsten, waarvan de toezending vóór de Kerstdagen en uiterlijk op Maandagmorgen d.a.v. is verzocht.

Opdrachten, voorzien van bovenbedoelde aanteekening, doch bij het Girokantoor ingekomen op Dinsdag 31 December 1940 na half elf worden behandeld op den volgenden werkdag, t.w. 2 Januari 1941.

De Directeur van het Girokantoor
der Gemeente Amsterdam,

[Handtekening] * Onderwerp: Het document betreft de uiterste inleverdata voor giro-opdrachten en crediteurenlijsten voor het einde van het boekjaar 1940.
* Kernboodschap: Vanwege de oorlogsomstandigheden (beperkte werktijd) wordt de afdeling Marktwezen verzocht om betalingen zoveel mogelijk vóór Kerstmis af te ronden. Er worden strikte deadlines gesteld voor de laatste betalingen van het jaar: 30 december 11:00 uur voor reguliere posten, en een uiterste noodgreep op 31 december 10:30 uur voor zeer specifieke enkelvoudige posten, mits gemarkeerd met een rode aantekening.
* Stijl: Formeel, directief en dringend. De directeur benadrukt de "bijzondere tijdsomstandigheden" om medewerking af te dwingen.
* Visuele kenmerken: Getypt op officieel briefpapier met stempels en een handgeschreven paraaf/handtekening rechtsboven. Belangrijke passages en de instructie voor de rode inkt zijn onderstreept. Dit document is opgesteld tijdens de eerste winter van de Duitse bezetting van Nederland (1940-1945). De term "verduisteringsvoorschriften" is hier cruciaal: dit was een dwingende maatregel van de bezetter waarbij alle gebouwen 's avonds en 's nachts volledig verduisterd moesten zijn om geallieerde piloten de navigatie te bemoeilijken. Dit leidde tot kortere effectieve werkdagen in kantoren, omdat men bij kunstlicht vaak niet mocht doorwerken als de verduistering niet optimaal was of omdat personeel voor het ingaan van de avondklok thuis moest zijn.

Het document biedt een inkijk in de voortzetting van de gemeentelijke bureaucratie onder bezettingstijd, waarbij de administratieve logistiek van een grote stad als Amsterdam moest worden aangepast aan de beperkingen van de oorlog. De spanning tussen de reguliere jaarafsluiting en de abnormale werkomstandigheden is duidelijk voelbaar.