[Linksboven in kader/stempel]
BIJBLAD VAN:
M. * No. 64/27/1 1940
DOORGEZONDEN: 11/12 40.

[Rechtsboven, handgeschreven inkt]
12/12 ito telef. met
boekhouder Ruhe:
gevraagd of R. even
op kantoor komt

opb.
Ruhe zal nog weer
brief schrijven

[geparafeerd]
12/12 '40

[Linksonder, gedrukt]
Alg. Zaken Model No. 14
10.000-10-1937-1016 Dit document is een typisch voorbeeld van een administratief dossierblad dat werd gebruikt om korte verslagen van acties (zoals telefoongesprekken) vast te leggen.

• Registratie: Het dossiernummer 64/27/1 duidt op een systematische archivering. De datum van doorzending is 11 december 1940.
• Inhoud: De notitie van een dag later (12 december) vermeldt een telefonisch contact met een zekere "boekhouder Ruhe". Er is hem verzocht naar kantoor te komen. De aanvullende notitie "Ruhe zal nog weer brief schrijven" geeft aan dat de communicatie zowel mondeling als schriftelijk verliep.
• Terminologie: "ito" wordt hier waarschijnlijk gebruikt als afkorting voor item (eveneens/hetzelfde), wat gebruikelijk was in ambtelijke notities om aan te geven dat de datum of actie aansluit bij het voorgaande. "opb." kan staan voor "opgebeld" of "opgebracht". Het document dateert uit de vroege periode van de Duitse bezetting van Nederland (december 1940). De zakelijke, ambtelijke toon en het gebruik van standaardformulieren (Model No. 14, gedrukt in 1937) tonen de continuïteit van de Nederlandse administratie tijdens de eerste oorlogsmaanden. De naam "Ruhe" zou kunnen wijzen op een contactpersoon binnen een Duits-georiënteerde instantie of simpelweg een werknemer in een administratieve functie. De precieze aard van het dossier (M. No.) is zonder verdere stukken niet vast te stellen, maar het systeem is kenmerkend voor ministeriële of gemeentelijke archieven uit die tijd. M. No