Getypte brief of rapportage (pagina 2). -2-

Aangezien de machine tevens het aantal stempelingen registreert
en de ambtenaar, die de machine bedient, de ontvangen gelden
volgens aanwijzing van het contrôleapparaat moet afdragen en
daarbij tevens als bewijs , dat hij voor foutief gestempelde
kaarten geen geld heeft ontvangen, deze moet inleveren, onder-
vindt mijn administratie moeilijkheden bij de afrekening, wanneer
dit bewijs niet geleverd kan worden. In de gevallen, waarin de
stempeling op de kaart door hapering, gedurende het transport
door de machine niet heeft plaatsgevonden, zijn de bewijsstukken
niet aanwezig en moet op de verklaringen van den ambtenaar wor-
den afgegaan. Onnoodig te zeggen, dat zoowel voor den dienst als
voor den ambtenaar een en ander zeer onaangenaam is. Bij het ge-
bruik van nieuwe kaarten doet zich het vorenomschreven euvel niet
voor, doch de huidige papierschaarste brengt mede, dat de kaarten
niet meerdere malen mogen worden vernieuwd, dan voor normaal ge-
bruik noodzakelijk is. Bovendien mist de machine dan haar doel.
Bij de aanschaffing werd namelijk beoogd een besparing op de druk-
kosten van losse betalingsbewijzen te verkrijgen en arbeidsbespa-
ring te bevorderen. Alvorens aan het verzoek van den leverancier
om betaling van een bedrag groot ƒ 935,75 te voldoen, zou ik gaar-
ne Uw oordeel willen vernemen hoe in deze zaak gehandeld dient te
worden. Ik zou dan tevens gaarne vernemen, of van een aanbieding,
die ik van den leverancier ontving, om de machines in regelmatig
tweemaandelijksch onderhoud van motor, electrisch contactmechanis-
me en de verdere aandrijvingsdeelen met inbegrip van eventueel
noodzakelijk wordende kleinere herstellingen, tegen een vergoe-
ding van ƒ 25,- per jaar per machine, gebruik moet worden gemaakt.

De Directeur,
wnd. [onleesbaar] In dit document beklaagt de waarnemend directeur zich over de technische onbetrouwbaarheid van een stempelmachine. Het apparaat is bedoeld om de administratie van ontvangen gelden te automatiseren en kosten te besparen op gedrukte betalingsbewijzen. Echter, door mechanische storingen ("hapering gedurende het transport") worden kaarten soms niet gestempeld.

Normaal gesproken zou een ambtenaar bij een foutieve stempeling de kaart moeten inleveren als bewijs. Als de stempel echter geheel ontbreekt, is er geen fysiek bewijs voor de administratie en moet men blind varen op de verklaring van de ambtenaar, wat fraudegevoelig en onwenselijk is. De situatie wordt bemoeilijkt door de heersende papierschaarste, waardoor men niet simpelweg telkens nieuwe kaarten kan gebruiken. De directeur vraagt advies over een openstaande rekening van de leverancier en overweegt een onderhoudscontract af te sluiten om de problemen te verhelpen. De tekst biedt een interessant inkijkje in de vroege mechanisering van overheidsadministraties in Nederland. De expliciete vermelding van "papierschaarste" is een sterke aanwijzing voor de sociaaleconomische omstandigheden tijdens de wederopbouwperiode na de Tweede Wereldoorlog. In die tijd waren veel grondstoffen, waaronder papier, nog op de bon of zeer schaars. Daarnaast toont het document de overgangsfase van handmatige administratie naar vroege mechanische controleapparaten (zoals stempelmachines met telwerken), waarbij de techniek nog niet altijd feilloos bleek te werken. De genoemde bedragen zijn in Nederlandse guldens (ƒ).