Getypt concept (aangeduid met "Concept.") voor een ambtelijke brief of rapportage. Concept.

Bureau voor Organisatie en Efficiency,
Raadhuis,
Alhier.

Zooals Uwen heer King bekend is werden op 2 Februari jl. twee Hasler-stempelmachines in gebruik gesteld, die door de importrice, de N.V. Handel-Maatschappij Adr. Koller en Van Os te Rotterdam werden geleverd. Na kort gebruik bleek, dat een der machines niet behoorlyk functimneerde. Ook dit werd aan Uwen heer King telephonisch medegedeeld. Intusschen is deze machine, die in Holland niet gerepareerd kon worden buiten gebruik gesteld en door de importrice teruggenomen en door haar voor revisie aan den fabrikant te Bern geretourneerd. Dezerzyds werden maatregelen genomen om de buiten gebruik gestelde machine op andere, niet machinale wyze te vervangen. De by myn dienst in gebruik zynde betaalkaarten voor entrée-gelden worden nu eensdeels met de machine gestempeld en anderdeels van een betaalzegel voorzien. De importrice heeft voor de levering van twee machines een factuur ingediend, ten bedrage van f 1871,50. Zy vraagt nu betaling van een bedrag groot f 935,75 voor de machine, die tot heden in gebruik is gebleven, waarby zy aanvoert, dat, blykens het gebruik, dat van deze machine gedurende vier maanden wordt gemaakt, harerzyds aan redelyke eischen, die aan de machine werden gesteld, naar behooren is voldaan. Naar myn oordeel is de constructie van de Hasler-machines, die in de eerste plaats voor het gebruik als frankeermachines zyn gebouwd, meer speciaal wat de transportinrichting van de kaart door de machine betreft, niet berekend op de hooge eischen, die aan het gebruik by myn dienst als stempelmachine voor betaalkaarten, moeten worden gesteld. De machine moet namelyk een kaart van niet te groot formaat, die bovendien door het dragen in den zak van den houder onmogelyk volkomen vlak te houden is, zuiver op het aangegeven vak van een stempelafdruk voorzien. Het komt herhaaldelyk voor, dat een kaart tengevolge van een kleine vouw, gedurende het transport door de machine blyft steken en de stempelafdruk niet op de juiste plaats en zelfs buiten de kaart terecht komt. Aangezien de machine tevens het aantal stempelingen registreert en de ambtenaar, die de machine bedient, de ontvangen gelden volgens aanwyzing van het contrôle-apparaat moet afdragen en daarby tevens als bewys, dat hy voor foutief gestempelde kaarten geen geld heeft ontvangen, deze kaarten Het document is een technisch-zakelijk verslag over de falende mechanisering van een administratief proces. De kern van het probleem is een mismatch tussen de machine en het gebruiksobject:
1. Technisch defect: Eén van de twee Hasler-stempelmachines functioneerde vanaf het begin niet en moest terug naar de fabriek in Bern (Zwitserland).
2. Functionele ongeschiktheid: De schrijver betoogt dat deze machines (oorspronkelijk ontworpen als frankeermachines voor post) niet robuust genoeg zijn voor "betaalkaarten".
3. Gebruikerscontext: Het meest interessante detail is de observatie dat de kaarten "in den zak van den houder" (de broekzak van de burger) gekreukeld raken. De machine kan deze niet-vlakke kaarten niet goed transporteren, wat leidt tot vastlopers en verkeerde stempels.
4. Financieel/Juridisch aspect: De leverancier eist betaling voor de machine die wél werkt (f 935,75), terwijl de ambtenaar twijfelt aan de algehele geschiktheid van het systeem voor dit specifieke doel (entrée-gelden).
5. Controle: De machine fungeert ook als controlemiddel voor de geldstroom; een foutieve stempel zorgt dus voor boekhoudkundige problemen voor de behandelend ambtenaar. Dit document past in de vroege 20e-eeuwse trend van de "Scientific Management" of het Taylorisme, waarbij overheden probeerden hun efficiëntie te verhogen door de introductie van bureaus voor organisatie en efficiency en mechanisering.

Hasler was een gerenommeerd Zwitsers bedrijf (Hasler AG, later onderdeel van Ascom) dat gespecialiseerd was in precisie-instrumenten en frankeermachines. De N.V. Koller en Van Os was een bekende importeur van kantoormachines in Rotterdam.

Het document illustreert de frictie tussen de theoretische efficiëntie van nieuwe technologie en de weerbarstige praktijk van alledaags gebruik (gekreukte kaarten). Het geeft een inkijkje in hoe gemeentelijke diensten destijds worstelden met de automatisering van de inning van gelden, waarbij mechanische tellers en stempels de handmatige administratie moesten vervangen of controleren.