Getypte brief of rapportage (pagina 2). -2-

moet inleveren, ~~xxxx~~ ondervindt mijn administratie moeilykheden by
de afrekening, wanneer dit bewys niet geleverd kan worden. In de
gevallen, waarin de stempeling op de kaart door hapering gedurende
het transport door de machine niet heeft plaatsgevonden, ~~xxxxix~~
~~bewys~~ zyn de bewysstukken niet aanwezig en moet op de verklaringen
van den ambtenaar worden afgegaan. Onnoodig te zeggen, dat zoowel
voor den dienst als voor den ambtenaar een en ander zeer onaange-
naam is. By het gebruik van nieuwe kaarten doet zich het vorenom-
schreven euvel niet voor, doch de huidige papierschaarschte brengt
mede, dat de kaarten niet ~~meermalen~~ ^dan drie^ ^mogen^ worden vernieuwd dan voor
normaal gebruik noodzakelyk is. Bovendien mist de machine dan
haar doel. By de aanschaffing werd namelyk beoogd een besparing op
de drukkosten van losse betalingsbewyzen te verkrygen en arbeids-
besparing te bevorderen. Alvorens aan het verzoek van den leveran-
cier om betaling van een bedrag groot f 935,75 te voldoen, zou ik
gaarne Uw oordeel willen vernemen hoe in deze zaak gehandeld dient
te worden. Ik zou dan tevens gaarne vernemen, of van een aanbie-
ding, die ik van den leverancier ontving, om de machines in regel-
matig tweemaandelyksch onderhoud van motor, electrische contact-
mechanisme en de verdere aandryvingsdeelen met inbegrip van even-
tueele noodzakelyk wordende kleinere herstellingen, tegen een ver-
goeding van f 25,- per jaar per machine, gebruik moet worden ge-
maakt.

De Directeur, [Parraaf/Monogram] * Problematiek: De tekst beschrijft een technisch probleem met een machine die kaarten moet stempelen. Als de machine hapert, ontbreekt het bewijsstuk voor de administratie, wat leidt tot ongewenste situaties waarbij men moet vertrouwen op de verklaring van een ambtenaar.
* Schaarste: Er wordt expliciet melding gemaakt van "papierschaarschte". Hierdoor kunnen kaarten niet onbeperkt vervangen worden; de handgeschreven correctie geeft aan dat ze niet meer dan drie keer vernieuwd mogen worden.
* Financiën: Er is sprake van een openstaande factuur van f 935,75 (gulden) en een voorstel voor een onderhoudscontract van f 25,- per machine per jaar. De directeur vraagt om advies over deze uitgaven.
* Mechanisatie: Het document illustreert een vroege vorm van administratieve automatisering, bedoeld om te besparen op drukwerk en personeelskosten. Dit document is hoogstwaarschijnlijk afkomstig uit een Nederlands archief van een overheidsinstelling of een groot nutsbedrijf tijdens de Tweede Wereldoorlog. De term "papierschaarschte" was een veelvoorkomend probleem tijdens de bezetting, waardoor administratieve processen moesten worden aangepast. De overgang van "losse betalingsbewyzen" naar een gecentraliseerd machinesysteem toont de modernisering van de bureaucratie in die tijd. De machine in kwestie is waarschijnlijk een vroege frankeermachine, stempelmachine of een voorloper van de ponskaartverwerking.