Ambtelijke notitie met een concept-antwoord (minuut). 2 augustus 1893 (besluit) en 9 augustus 1893 (afhandeling). m. i. moet dit verzoek
worden afgewezen.
2-8-93
de Haan

[in rood:]
aan
w

N. a. v. Uw brief d. d.
24 Juli j. l. bericht ik U
dat aan Uw verzoek niet kan
worden voldaan.

[onderaan links, in potlood:] 9/8/93
[onderaan links, in rood:] go/11/2

[onderaan rechts:] SD. * Inhoud: Het document bevat een intern ambtelijk besluit gevolgd door de concepttekst voor een afwijzingsbrief.
* Bovenste gedeelte: Een functionaris (ondertekend met "de Haan") geeft op 2 augustus 1893 zijn oordeel over een binnengekomen verzoek. De afkorting "m. i." staat voor "mijns inziens". Zijn besluit is dat het verzoek moet worden afgewezen.
* Middelste gedeelte: Hier is in een lichter handschrift een concept (minuut) geschreven voor de daadwerkelijke brief aan de verzoeker. Er wordt verwezen naar een brief van "24 Juli j. l." (jongstleden). De tekst is de standaard formele afwijzing: "Naar aanleiding van Uw brief [...] bericht ik U dat aan Uw verzoek niet kan worden voldaan."
* Administratieve kenmerken: De rode aantekeningen ("go/11/2") zijn waarschijnlijk verwijzingen naar een postboek of een specifiek dossiernummer (folio). De datum onderaan (9/8/93) geeft aan wanneer de brief daadwerkelijk is verwerkt of verzonden, precies een week na het interne besluit. De initialen "SD" aan de rechterzijde zijn waarschijnlijk van de klerk die de brief heeft opgesteld of de verzending heeft gecontroleerd. Dit document is een representatief voorbeeld van de 19e-eeuwse Nederlandse bureaucratie. Het laat de korte lijnen zien tussen besluitvorming ("m. i.") en de uitvoering daarvan in de correspondentie. Dergelijke briefjes werden vaak bewaard in de archieven van overheidsinstanties (zoals een ministerie, provincie of gemeente) als bewijs van de genomen beslissing en de verzonden antwoorden.