Officiële brief (doorslag of kopie). 2 november 1939. De Directeur (van een niet nader genoemde instantie, mogelijk provinciaal of rijksniveau). VP/HG.
extra

1/89/2 M.
2 November 1939.

                               Burgemeester en Wethouders
                               van
                               M O N N I K E N D A M .
                               -----------------------

           In antwoord op Uw brief d.d. 1 dezer (No.8/)

heb ik de eer U te berichten, dat mijn brief van 23 October
jl. op een vergissing van een mijner ambtenaren, die een ver-
keerd formulier had genomen, berust. In bijlage dezes doe ik
het formulier, dat was bedoeld, toekomen, met beleefd verzoek
de daarbij gevraagde inlichtingen alsnog te willen doen zenden.

                                        De Directeur, Deze brief is een formeel herstel van een administratieve fout. De afzender reageert op een schrijven van de gemeente Monnickendam van één dag eerder (1 november 1939). In die eerdere correspondentie heeft de gemeente waarschijnlijk opgemerkt dat een ontvangen formulier (verzonden op 23 oktober) niet correct was.

De directeur geeft de fout ruiterlijk toe en wijst deze toe aan een "vergissing van een mijner ambtenaren". De toon is uiterst hoffelijk ("heb ik de eer U te berichten", "beleefd verzoek"). Het document is kenmerkend voor de ambtelijke correspondentie van de vroege 20e eeuw, waarbij formele omgangsvormen en precisie in het dossierbeheer (getuige de referentienummers) centraal stonden. De datum van de brief, 2 november 1939, plaatst het document in een historisch gevoelige periode. Hoewel Nederland op dat moment nog neutraal was, was de Tweede Wereldoorlog twee maanden eerder uitgebroken met de Duitse inval in Polen. Nederland bevond zich in een staat van mobilisatie.

In deze periode was er een enorme toename aan administratief verkeer tussen het Rijk/de provincies en de gemeenten betreffende zaken als distributie, inkwartiering van soldaten, luchtbescherming en algemene veiligheidsmaatregelen. Hoewel de brief zelf slechts spreekt over een "formulier" en "inlichtingen", past de noodzaak voor correcte dataverzameling in dit klimaat van verhoogde paraatheid en overheidscontrole. Monnickendam, gelegen aan de toenmalige Zuiderzee (nu IJsselmeer), was strategisch van belang voor de verdediging van de regio Amsterdam.